Методика ревізії грошових коштів

Ревізію касових операцій здійснюють відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України 15.03.2001 р. № 72. Вимоги цього Положення поширюються на юридичних осіб (крім установ банків і підприємств поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, на їхні відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі – підприємства), а також на зареєстрованих у встановленому порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі – підприємства), які здійснюють операції з готівкою в національній валюті, та є обов'язковими для виконання ними.

Мета ревізії полягає в забезпеченні контролю за дотриманням законодавчих норм щодо проведення касових операцій, встановленні випадків зловживань, їх попередженні (профілактиці) і розробці конкретних заходів для зміцнення касової дисципліни суб'єктів господарювання.

Основними завданнями ревізії є перевірка:

• забезпечення збереження коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності в касі, своєчасного й повного їх оприбуткування та витрачання за цільовим призначенням;
• законності й господарської доцільності касових операцій і дотримання встановлених правил їх здійснення;
• додержання встановленого ліміту залишків готівки в касі й термінів їх зберігання;
• реальності сум коштів у дорозі тощо.

Ревізія касових операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку проводять раптову інвентаризацію каси, потім перевіряють дотримання Порядку ведення касових операцій, відтак здійснюють суцільну документальну ревізію щодо оприбуткування й видачі грошей із каси; далі переходять до зустрічної перевірки операцій на рахунку 30 «Каса», рахунків, які з ним кореспондують: 28 «Товари», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 66 «Розрахунки з оплати праці», 68 «Розрахунки за іншими операціями» тощо. Тільки після цього розпочинають документальну ревізію коштів у дорозі.

Джерелами ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира (касові книги); касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; журнал №1, відомість №1.1; чекові книжки, корінці використаних чеків, анульовані чеки, машинограми тощо. Щодо коштів у дорозі: журнал №3, відомість №3.3 і прикладені до них документи та машинограми.

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення.

В умовах автоматизованого ведення касової книги здійснюється перевірка правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанням забезпечення схоронності грошей і цінностей.

З метою забезпечення контролю за збереженням коштів ревізію починають з припинення касових операцій і раптової інвентаризації готівки в касі, цінних паперів і бланків суворої звітності в присутності касира й головного бухгалтера підприємства, яке підлягає ревізії.

Пропозиції керівника, головного бухгалтера або касира відкласти інвентаризацію незалежно від причин повинні бути відхилені ревізором, тому що за цим можуть критися спроби виграти час і таким чином приховати нестачу або інше зловживання. Якщо на момент інвентаризації касира не буде на місці, ревізор відразу ж опечатує сейф і приміщення каси.

Перед початком інвентаризації комісія одержує від касира (або від особи, яка його замінює) останній звіт касира з прикладеними до нього виправдувальними документами щодо приходу і видатку грошових коштів і розписку відповідного змісту, яка є на лицьовому боці акта інвентаризації.

Звіт касира (відривний лист касової книги) з прикладеними прибутково-видатковими документами перевіряється комісією і візується. На кожному документі та звіті у правому верхньому куті ревізор розписується і ставить дату, щоб запобігти можливій підміні звіту або прикладених до нього документів з метою приховати зловживання. Жодні документи (окрім прикладених до звіту) чи розписки у фактичний залишок наявності каси не включаються. Якщо касир виконує обов'язки, пов'язані з веденням касових операцій інших організацій, що заборонено, то до участі в інвентаризації запрошують представників цих організацій. При цьому зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать цьому підприємству, забороняється.

Насамперед касир розкладає гроші за купюрами і складає покупюрний опис. Гроші в пачках, запаковані за бандеролями банку, розкриваються.

Гроші, інші цінності спочатку перераховує касир під наглядом комісії, а потім особа, що ревізує (ревізор). Якщо підсумки їхнього підрахунку не зійдуться, то перевірочний перерахунок проводить член комісії (головний бухгалтер).

Залишок грошей, встановлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журналі № 1 і відомості №1.1. Грошові знаки, поштові марки, марки державного мита включаються у фактичний залишок грошей.

Інвентаризація грошей оформляється актом інвентаризації наявності коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий – залишається у матеріально відповідальної особи (касира).

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, і бухгалтерії).

У кінці акта матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на її відповідальному зберіганні та ставить дату.

Одночасно з готівкою, поштовими марками, марками державного мита (які включаються у грошову наявність) перевіряються цінні папери, бланки суворої звітності та інші цінності, що знаходяться в касі. Перелічені цінності записуються в акт інвентаризації цінних паперів і бланків суворої звітності в розрізі окремих їх видів.

У разі виявлення великої нестачі в касі ревізор вносить пропозицію про відсторонення в установленому законом порядку касира від виконання обов'язків і передачу коштів та інших цінностей іншій особі й вживає заходів щодо виконання цих пропозицій. Під час виявлення залишків великих сум грошей у касі, що значно перевищують встановлений ліміт, ревізор встановлює причини їх виникнення.

Якщо касир заздалегідь дізнався про інвентаризацію каси, то він може для приховання нестачі брати гроші від здавальників грошей (завідувачів роздрібних торговельних підприємств, підприємств громадського харчування) під приватні розписки. Після проведення інвентаризації касир ці гроші повертає матеріально відповідальним особам або оприбутковує їх шляхом виписування прибуткових касових ордерів з датами, пізнішими порівняно з датою інвентаризації. У такому випадку рекомендується на основі звітів матеріально відповідальних осіб встановити, чи не було перерв у здачі виторгу за період, коли в касі проводилася інвентаризація, перевірити, чи оприбутковані гроші, одержані в той час із банку, чи здані залишки грошей з каси в банк, чи не було випадків затримки здачі грошей, а також проаналізувати залишки коштів у касі за період, коли вони були надто значними.

Рекомендується під час ревізії проводити повторні раптові інвентаризації у касі.

Сума нестачі стягуються з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

Контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою.

Перевірка дотримання установленого порядку ведення операцій з готівкою здійснюється згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні та Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою Правлінням Національного банку України від 19.02.2001 р. №69.

При цьому періодичність перевірок та строк, протягом якого вони здійснюються, визначають безпосередньо контролюючі органи (у бюджетних установах визначають фінансові органи). Такі перевірки здійснюються за певний період – квартал, півріччя, рік (але не менше ніж за три місяці). За результатами перевірки, у разі виявлення порушень, складають акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою у трьох примірниках, підписаний контролюючим, керівником та головним бухгалтером підприємства. Перший примірник надсилається органам податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства (підприємця) для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством; другий – передається безпосередньо відповідному підприємству; третій – залишається в документах контролюючого органу.

Якщо порушень не виявлено, то складається довідка, яка підписується контролюючим, керівником і головним бухгалтером підприємства. Результати перевірки розглядаються керівником підприємства у триденний строк після її закінчення.

Порядок ведення касових операцій в установах банків, які здійснюють касове обслуговування клієнтів, встановлений Інструкцією № 1 Національного банку України «З організації емісійно-касової роботи в установах банків України», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 07.07.1994 р. №129. Підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою і з фізичними особами (громадянами) як у готівковій, так і в безготівковій формі. Проте сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству чи підприємцю не може перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Якщо платежі підприємства (підприємця) іншому підприємству (підприємцю) здійснюються на суму понад граничну (3 тис. грн.), то розрахунки ведуться тільки в безготівковому порядку.

Порядок установлення ліміту каси регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 №69. При цьому підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу (до встановлення ліміту каси на поточний рік і одержання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року). Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюють комерційні банки з урахуванням специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків здавання касової виручки й графіка заїзду інкасаторів.

Виходячи з вищевказаного ревізор встановлює, чи:

• зберігаються кошти в установах банків;
• витрачається підприємствами готівка, одержана з установ банку за цільовим призначенням;
• дотримуються встановлені банками ліміти наявних грошей у касах підприємств;
• дотримуються граничні норми витрачання готівки з виторгу;
• не витрачається готівка з виторгу одного підприємства на потреби іншого підприємства;
• здається вся готівка понад встановлені ліміти для зарахування на рахунки в порядку та в терміни, передбачені установами банків;
• здійснюється видача грошей з каси і їх приймання в касу тільки за належно оформленими документами (прибутковими і видатковими касовими ордерами, платіжними відомостями, заявами на видачу грошей, рахунками), підписаними керівником і головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими;
• ставиться штамп або пишеться від руки «Депоновано» проти прізвища осіб, які не одержали грошей;
• складається при цьому реєстр депонованих сум;
• не допускаються підчистки або виправлення в прибуткових касових ордерах та квитанціях до них, а також у видаткових касових ордерах і документах, що їх замінюють;
• погашаються документи, прикладені до прибуткових і видаткових касових ордерів, штампом або надписом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року);
• реєструються прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі в касу бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;
• не допускаються підчищення і виправлення в касовій книзі;
• ізольовано приміщення каси;
• зберігаються гроші в сейфах і чи опечатуються каси після закінчення роботи;
• зберігаються ключі від сейфа (шафи) та печатка касира, а також дублікати ключів у опечатаних касирами пакетах, скриньках у керівників підприємств;
• ознайомлюють касира після видання постанови (наказу) про призначення його на посаду з Порядком ведення касових операцій і чи укладається договір про повну матеріальну відповідальність;
• не покладаються обов'язки касира на працівників обліку;
• проводиться не рідше як один раз на квартал на підприємстві раптова ревізія каси з повним переліком усіх грошей та перевіркою інших цінностей, які знаходяться в касі, тощо.

Документальна ревізія касових операцій. Основним нормативним документом, що регулює здійснення обліку грошових коштів у касі, є Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Під час ревізії касових операцій залишок на початок звітного періоду слід порівняти з залишком попереднього звіту, у журналі-ордері №1 з рахунка 30 «Каса», Головній книзі й балансі.

Залишок на кінець звітного періоду аналогічно порівнюється з залишком, виведеним у наступному звіті касира, журналі-ордері №1, Головній книзі. Проти кожного звіреного запису (щодо номера документа, дати, змісту операції, суми) ставиться відмітка.

У кожному звіті касира слід перевірити дотримання порядкової нумерації прибуткових і видаткових касових документів, їх дати, відповідність нумерації тому періоду, за який складено звіт, з'ясувати, чи нема підчисток дат (можна вилучити з архіву квитанцію на здачу виторгу в банк, на пошту, документи на оплату робіт за навантаження, розвантаження, ремонт тощо).

Вилученню не підлягають документи пожовтілі, вицвілі, пом'яті, з проколами від підшивки, обрізані, з іншим почерком, чорнилами, з підробленими підписами, довідками, цифрами.

У разі неможливості встановити фальшивку ревізор на основі письмового розпорядження судово-слідчих органів, які мають на те право, знімає копії з сумнівних документів, оригінали вилучає відповідно до акта і направляє прокурору для розгляду питання про можливість провести криміналістичну експертизу.

При виявленні таких документів не слід одразу ставити до відома касира, тому що вони можуть бути прикладені й до інших звітів, і особи, які допустили зловживання, можуть вжити запобіжних заходів (знищити такі документи або регістри, підпалити, узгодити з співучасниками лінію поведінки під час розслідування зловживань, вдатися до приховування майна). У таких випадках необхідно довести ревізію до кінця і лише після завершення одночасно вилучити всі документи і зажадати пояснень від посадових осіб. Однак у таких випадках необхідно заздалегідь попередити органи прокуратури або внутрішніх справ. Якщо під час перевірки звітів касира й прикладених до них документів розходжень не виявлено, то проти рядка, у якому записаний касовий ордер, ревізор ставить відмітку («V»).

І, навпаки, якщо встановлено розбіжності, ревізор фіксує порушення в журналі ревізії або відомості порушень і з'ясовує причини, встановлює винних осіб.

Порівнюючи дані журналу №1 з Головною книгою, ревізор встановлює реальність сум залишків каси шляхом перевірки записів з дебету і кредиту рахунка 30 «Каса», зроблених на основі прибуткових і видаткових касових ордерів. Адже можна механічно зменшити сальдо з рахунка каси (у всіх регістрах бухгалтерського обліку, касовій книзі й балансі) і одночасно зменшити або сальдо нереальної кредиторської заборгованості, або сальдо власного капіталу, або сальдо рахунка 285 «Торгова націнка».

В окремих випадках, навпаки, збільшують сальдо в дебіторів, витрат та на інших рахунках. Інколи сальдо каси зменшують за рахунок механічного збільшення підсумку кредиторської сторони рахунка 30 «Каса» в журналі №1 у дебет рахунків витрат, розрахунків, власного капіталу тощо.

Особливу увагу ревізор приділяє перевірці своєчасності оприбуткування одержаних за чеком грошей з банку, на суму яких у день одержання виписується прибутковий касовий ордер. Одночасно ревізор знаходить корінець чека, на підставі якого одержані гроші, і відмічає на ньому: «Оприбутковано».

Є кілька випадків, коли механічно збільшують загальний підсумок розрахунково-платіжної відомості при нарахуванні заробітної плати (рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці»).

У момент виписки видаткових касових ордерів інколи рядки «прописом» не заповнюються, а після видачі грошей дописуються потрібні цифри. Під час перевірки правильності виплати грошей за платіжними відомостями слід вибірково встановити, чи всі записані у відомість особи фактично працювали на підприємстві, чи не було серед них підставних, на яких виписується заробітна плата з метою її привласнення.

Такі факти можна встановити шляхом зіставлення даних відомості на заробітну плату із записами в особових справах працівників і табелях, з наказами про зарахування на роботу та звільнення, з даними документів (довідок) про нарахування заробітної плати. Допоміжної перевірці підлягають достовірність підписів одержувачів грошей, випадки дописування сум, підчистки, незастережні виправлення тощо. Можливі факти крадіжок готівки з каси. У таких випадках ревізор в обов'язковому порядку застосовує прийом зустрічної перевірки операцій. Рахунок 30 «Каса» порівнюється з рахунком 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти», 37 «Розрахунки з різними дебіторами» тощо.

Крім того, на підставі корінців чеків можна встановити, скільки і з якою метою одержано грошей (на оплату праці, на господарські потреби, на відрядження). Така необхідність виникає у зв'язку з випадками неоприбуткування грошей каси, одержаних із банку шляхом підробки шифру у виписці банку, коли суму, одержану на основі чека, аби не було розходжень між оборотом кредиту рахунка 31 «Рахунки в банках» і таким самим оборотом дебету виписок з рахунків у банках, відносять на дебет тих рахунків, де є нереальна кредиторська заборгованість, на витрати. Гроші, одержані в банку за чеками, мають бути використані за їх цільовим призначенням. Для цього необхідно зіставити суми виписок банку за видатковою частиною й відповідним рахунком за кодом операції «03» із записами у звіті касира та прибутковими касовими ордерами на певну дату і корінцями чекових книжок на отримання готівки. Крім того, використання грошей за цільовим призначенням перевіряється шляхом зіставлення фактично витрачених сум готівки, відображених у звіті касира на основі видаткових касових ордерів, із сумами, вказаними на корінцях чекових книжок і на прибутковому касовому ордері та з встановленим банком лімітом коштів на відповідні цілі.

Ревізія коштів у дорозі. До коштів, що рахуються в дорозі (рахунок 33, субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»), належать: виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію й виконані роботи, внесена до банку, відділку Ощадбанку, каси, поштового відділення зв'язку для зарахування на рахунки в банках. Основою запису зазначених операцій на дебет субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» є квитанції установ банку, Ощадбанку, поштового відділка зв'язку, копії супровідних відомостей про здачу виторгу інкасаторам банку, а у кредит – виписки банку. Ревізор перевіряє своєчасність і повноту зарахування на рахунки в банках кожної окремо зданої суми.

Для встановлення можливих крадіжок кожну суму на рахунку 33, субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» (з минулим строком перерахування) за дебетом цього рахунка зіставляють з документами, що підтверджують відправлення грошей, а за кредитом – з випискою банку або прибутковим касовим ордером.

У випадку виявлення сум, зарахованих на рахунки в банках не повністю або з великим запізненням, негайно повідомляють начальнику відділення зв'язку і разом з ним встановлюють причини і винних осіб.

Ревізор перевіряє також, чи здійснюється щомісячна інвентаризація сум, зданих у відділення зв'язку, але не зарахованих у банку до кінця місяця. На основі книги (журналу) обліку коштів у дорозі, а також суми нестач і лишків грошей, виявлених у інкасаторських сумках, слід перевірити відображення їх у звітах касира або звітах матеріально відповідальних осіб підприємств. Якщо виторг здавав касир, то проводять інвентаризацію каси, результати виводять з урахуванням виявлених у інкасаторській сумці розходжень сум виторгу.

Однак дебетові чи кредитові залишки на рахунку 33, субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» щодо кожної суми, зданої через інкасаторів, свідчать про те, що виправлення не зроблені й ревізор повинен такий факт врахувати при виведенні результатів інвентаризації каси. Таку ж ревізію проводять відносно сум, зданих у вечірню касу банку в останній день місяця й не зарахованих у перший день наступного місяця. Ревізори в акті ревізії зазначають поправлені записи за відповідний період і виявляють результат.

Особливу увагу слід звернути на сальдо субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» на перше число відповідного місяця. При цьому важливо з'ясувати, чи немає фактів віднесення на зазначений субрахунок суми виручки, яка відноситься до перших чисел наступного за звітним місяця.

Ревізія операцій з рахунків у банках. Ревізія здійснюється суцільним способом і розпочинається з перевірки дотримання порядку відкриття рахунків у банках і дослідження виписок за весь період, що підлягає ревізії, та прикладених до них документів підприємств-клієнтів. Насамперед визначають законність і обґрунтованість операцій і правильність віднесення затрат на відповідні рахунки. Особливу увагу ревізор звертає на правильність оприбуткування в касу грошей, одержаних із банка за чеками. Тому необхідно встановити відповідність номерів і сум використаних чеків корінцям книжок, а в разі виявлення анульованих чи зіпсованих чеків з’ясувати, чи є відмітка про це в корінцях.

Усі операції, відображені на розрахунковому рахунку, ревізор повинен зустрічно перевіряти за відповідними журналами, відомостями і документами кореспондуючого рахунка. Платежі за матеріали, що надійшли на підприємство, слід зіставити із записами в журналі щодо розрахунків з постачальниками і документами на оприбуткування матеріалів на склад підприємства. Розбіжність між сальдо виписок банку і даними бухгалтерського обліку перевіряють на основі первинних документів, обороти з кореспондуючих рахунків – за допомогою журналів і статей балансу.

Виписка має бути завірена штампом і печаткою банку, підписами бухгалтера і контролера, а виправлення у ний підписує і скріпляє гербовою печаткою головний бухгалтер або його заступник.

Якщо банківські операції не виправдані документами, слід встановити причину цього, а банку – підставу операції.

При оплаті платіжних вимог безготівковим способом, або за товарно-транспортними накладними слід переконатися в тому, що оплата здійснена за одержані товари або за ті, які перебувають у дорозі.

Використання коштів поточного рахунка на виплату заробітної плати, оплату послуг, які відносяться на витрати, розрахунки з кредиторами стосовно нетоварних операцій, з бюджетом за податки, видатки майбутнього періоду, фінансово-результативні розрахунки, спецфонди слід перевіряти особливо старанно, оскільки тут можливі безгосподарні видатки і втрати.

Для виявлення документів, оплачених лімітованими чеками і повторно з підзвітних сум, необхідно простежити, чи не видається експедиторам та іншим працівникам, крім лімітованих книжок, ще і готівка, звірити звіти про їх витрачання з даними складів про прибулі й відправлені вантажі.

Звірка оборотів виписок з обліковими регістрами є обов’язковою, оскільки можливі випадки умисного зменшення або збільшення на одну і теж суму оборотів з дебету і кредиту рахунків. Ревізор повинен ретельно перевірити автентичність виписок банку, звернувши увагу на однорідність шрифту, надрукованих показників, на наявність виправлень. Щодо сумнівних виписок треба провести зустрічну звірку їх з другими примірниками в банку.

Ревізор не повинен залишати без уваги банківські операції, не виправдані документами. У цьому випадку він зобов’язаний з’ясувати причину відсутності документа і в разі необхідності звернутися в банк для з’ясування підстави проведення операції.

При акредитивній формі розрахунків або з особистих рахунків слід встановити причину таких розрахунків і їх доцільність, обґрунтованість платежів виправдовувальними документами.

Послідовність документальної ревізії операцій з розрахунків у банку має наступну послідовність:

1. Звіряють дані виписок з даними первинних документів.
2. Перевіряють відповідність виписок банку і журналу №1, відомості №1.2.
3. Здійснюють перевірку тотожності між даними журналу, Головної книги, балансу з рахунка 31 «Рахунки в банках».

Джерело – глава з навчального посібника:

Рогозян Л.Є., Вахлакова В.В. Ревізія і контроль: Навч. посібн. – Алчевськ: ДонДТУ, 2008. – 209 с.