Автоматизація економічної інформації – один з визначальних факторів розвитку вітчизняних промислових підприємств

З деяким спізненням, в порівнянні з Заходом, в Україні повільно, але вірно починають розуміти всю важливість комплексного підходу в автоматизації підприємств і організацій. Саме тому останнім часом стала так популярною ідея побудови корпоративних інформаційних систем.

Створення індустрії інформаційних технологій приводить до глибинних соціальних змін в суспільстві, трансформуючи його з індустріального в інформаційне. Зрештою, будь-яке вітчизняне підприємство маючи сьогодні в своєму активі організаційну структуру за всіма правилами розвитку, може і повинне істотно піддати її реорганізації.

Крім того, напевно, всі без виключення інформаційні системи починають створюватися з якого-небудь одного підрозділу, що реалізовує деякий самодостатній, але не обов'язково самий головний, цикл діяльності, і це анітрохи не заважає перевіряти дієвість комплексного підходу автоматизації. Тому далі в контексті даної статті згадки інформаційних систем стосуються безпосередню автоматизації економічної інформації. Викликане це передусім тим, що мова піде про те, як побудувати комплексну інфосистему незалежно від форми власності і профілю діяльності організації.

Автоматизація економічної інформації припускає реструктурування інформаційної системи на підприємстві, тому що вона не дає йому інформацію, необхідну для виконання його власних задач.

У ході реструктурування циклічно вирішуються одні і ті ж задачі: проводиться оцінка ситуації і своїх можливостей; ставляться цілі, визначаються пріоритети, намічається продуктова програма; ця програма забезпечується технологіями, організацією і фінансово-економічним управлінням.

Кожний етап реструктуруєання підприємства наповнюється конкретним змістом:

1. Обдумування загальновідомих кроків, усвідомлення простих істин: діяльність повинна бути цілеспрямованою, гроші з'являються тільки від продажу продукту, і їх треба уміти рахувати.

2. Приймаються рішення, лежачі на поверхні: проводиться аудит і скорочення витрат, створюється новий продукт, під нього перебудовується виробництво, управлінський облік забезпечує реальне бюджетування продуктів і бізнесів. З'являється нове бачення ситуації: якщо спочатку продуктова програма складалася виключно на основі маркетингових оцінок (що «беруть» покупці), то тепер, вважаючи витрати і прибутки по продукту (маржинальну прибутковість), рішення приймаються також виходячи з того, що вигідно виробляти підприємству.

3. На базі нових оцінок проводиться первинна реструктуризація (скорочуються зайві виробництва і запускаються нові).

4. Екстенсивні чинники розвитку вичерпані, впроваджується інтегрована функціональна система управління: бюджетування в повному об'ємі; розрахунок собівартості по продуктах, цехах і регіонах, вибір моделі госпрозрахунку; інтегрований облік по всьому підприємству, замість автоматизації локальних дільниць автоматизація всіх функціональних підсистем, пов'язаних між собою.

5. Дивізіоналізація (реструктурування основного виробництва), впровадження прожект-менеджменту, стратегічне планування, перехід до мережевої логістики (створення власної дистриб'юторськой мережі).

6. Перехід до реінжинірінгу.

Як правило на практиці не зустрічаються «чисті» класичні варіанти реструктуризації, що виконуються у відповідності відповідно до рекомендацій західних консультантів.

Інформаційні ресурси вітчизняних промислових підприємств являють собою розподілену середу критично важливих даних, додатків і процесів різних типів. Головним питанням в цих умовах є те, як забезпечити і контролювати стан інформаційних потоків в умовах розподіленої середи.

Відповідно до цього, задача управління інформаційною системою повинна ставитися як задача управління наданням обмеженої відповідальності за допомогою узгодженого управління безліччю компонентів інформаційної системи, що належать виділеним на підприємстві центрам відповідальності.

Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетирования і контролю, а також управління бізнес-процесами. Одними з самих важливих для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи є поєднання управлінського обліку і фінансового контролінга. Тепер кожний функціональний підрозділ може бути визначений як центр фінансового обліку з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це надасть вищим менеджерам ефективний інструмент для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.

Особливо актуальні ці задачі на вітчизняних промислових підприємствах, де необхідність реформування управління бізнес-процесом є одним з ключових питань.

Управління інформаційною системою можна порівняти з нервовою системою живого організму, одна із задач якої забезпечити адаптацію внутрішнього стану до постійних змін зовнішнього середовища.

Поширена думка, що управління є хоч і важливим, але все ж додатковим компонентом інформаційних систем. Нам представляється, що такий підхід помилковий. По-перше, він передбачає, що існують інформаційні системи, які не справляються, що не відповідає дійсності (адже від того, що деякі дії дуже прості і не сприймаються як адміністрування і управління, вони такими не перестають бути). По-друге, передбачається, що будь-яка інформаційна система може бути зроблена керованою, що також далеко від істини.

Політика управління декларує, як що-небудь повинно бути влаштоване. Політик управління може бути безліч. Однак що ж є основою, що дозволяє реалізовувати не тільки різні види політик, але і різні їх системи в одній і тій же інформаційній системі?

Такою основою є дисципліна управління, під якою потрібно розуміти ту саму спеціалізовану «некорисну» функціональність інформаційної системи, призначену для підтримки надання «корисного» сервісу. Іншими словами, дисципліна управління це те, що залишається в інформаційній системі, коли вона не надає ніяких сервісів, не робить нічого. Дисципліна управління як спеціалізований сервіс дозволяє інформаційній системі залишатися в стані готовності до сервісного конфігурування (згідно з політиками) і роботи. Це поняття надто важливе.

Незважаючи на те, що політик управління нескінченно багато, дисципліни управління можна перерахувати по пальцях. Приведемо основні:

• ведення репозітарія політик;
• конфігурування;
• моніторинг;
• аналіз;
• керуючі впливи;
• генерація звітів;
• контроль проблемних ситуацій.

Є ще деякі допоміжні дисципліни (такі як планування продуктивності, аналіз тенденцій і моделювання), варіації (аналіз реального часу і історичний аналіз) і спеціалізовані (тестування). Дисципліни управління повинні утворювати мінімальний набір незалежних процедур, достатній для однозначного опису будь-якої політики управління (повнота дисциплін управління).

Помітимо, що у абсолютно сервісно пустої інформаційної системи є репозітарій політик управління, і він зберігає політики управління системою управління. Ці політики, по суті, мають характер внутрішніх тестів стану системи управління.

Повний перехід до електронної форми інформації поки ще неможливий по ряду об'єктивних причин, зумовлених не обмеженнями сучасних інформаційних технологій (вони якраз вже цілком дозріли для цього і мають в своєму арсеналі всі необхідні інструменти), а зовнішніми по відношенню до них чинниками (законодавство, інерція мислення, недостатній рівень комп'ютеризації в середньому по країні). Тому, кажучи про концепцію автоматизації економічної інформації, не можна не згадати таку актуальну на сьогоднішній день проблему, як поєднання в документообігу підприємства електронних і паперових документів.

Практично всі сучасні інформаційні системи, що зберігають документи, надають ті або інші функції по обробці паперових документів. Звичайно вони реалізовуються за допомогою спеціального модуля, який дозволяє автоматизувати сканування і збереження образів багатосторінкових документів, а також їх розпізнавання і анотування. Остання функція, зокрема, дає можливість наносити на додаткові рівні довільні помітки, зберігаючи при цьому першооснову.

При використанні спеціальних апаратних коштів (наприклад, високопродуктивних сканерів з підтримкою корекції зображень і видалення спотворень, додаткових плат постобробки, фільтрації зображень) такий модуль дозволяє створити лінію масового (промислового) введення документів. Застосування подібних комплексів забезпечує не тільки високу швидкість перетворення даних, але і економить місце на носіях інформації, завдяки більш компактному представленню даних (за рахунок збільшення якості зображень і більш могутніх алгоритмів стиснення). Враховуючи порівняно великий об'єм документів, представлених в графічному вигляді, доцільно пригадати про носіїв інформації з низькою питомою вартістю зберігання, які дозволяють створювати порівняно дешеві електронні архіви об'ємами до декількох терабайт. Очевидно, що найбільш оптимальним модулем для виконання функцій інтеграції з подібними сховищами потрібно розглядати комплексні інформаційні системи.

Наступним важливим моментом в функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити крім коштів генерації даних також і засоби їх аналізу. Засоби побудови запитів, які мають бути у всіх сучасних системах і різні механізми пошуку хоч і полегшують витягання потрібної інформації, але все ж не здатні дати досить інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, зменшення надмірних даних і підвищити достовірність за рахунок виключення помилок і обробки декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх). Проблема ця стає надзвичайно важливою в зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем по продуктивності сьогодні успіх в управлінні підприємством багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень.

Має місце можливість по розробленому проекту створити опис ділового процесу, що формує деталізовані завдання для кожного з його учасників, і контролювати процес його виконання, надаючи зворотний зв'язок керівнику проекту і всім іншим співробітникам підприємства, які зацікавлені в отриманні інформації по проектах.

Внаслідок інтеграції даних економічна інформація може використовуватися для вирішення аналітичних задач. Таким чином, всестороня інтеграція інформаційних потоків дає можливість оперативно отримувати аналітичні дослідження в найкоротші терміни, що значно підвищує її значимать. По мірі виконання робіт учасники проекту можуть швидко звітувати про стан доручених ним завдань, повідомляючи про процент виконання задачі, допустимо, по електронній, і ця інформація буде автоматично передаватися в систему управління проектами, де використовується для актуалізації плану проекту.

Невід'ємною межею процесу автоматизації економічної інформації стало застосування технологій Інтернет. Враховуючи цей факт, при виборі інформаційних систем необхідно віддавати перевагу програмам, які підтримують повноцінну роботу із звичайного браузера, фактично, мають так званий тонкий клієнт і спеціальне серверний програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, бази даних) з локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки зберігання даних.

Розглядаючи питання застосування Інтернет-технологій, не можна не торкнутися таку важливу проблему, як забезпечення інформаційної безпеки. Для запобігання несанкціонованому доступу до документів і для виключення можливих диверсій зловмисників вбудованих коштів недостатньо. Тому в склад інформаційних технологій обов'язково повинні увійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть провести на її основі аутентификація користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації всередині системи.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних засобів, таких як апаратних ключів, оцифрованого підпису.

Сучасні системи управління діловими процесами дозволяють інтегрувати навколо себе різне програмне забезпечення, формуючи єдину інформаційну систему. Тим самим вирішуються проблеми координації діяльності співробітників і підрозділів, забезпечення їх необхідною інформацією і контролю виконавської дисципліни, а керівництво отримує своєчасний доступ до достовірних даних про хід виробничого процесу і має кошти для оперативного прийняття і втілення в життя своїх рішень. І, що саме головне, отриманий автоматизований комплекс являє собою гнучку відкриту структуру, яку можна перебудовувати на літу і доповнювати новими модулями або зовнішнім програмним забезпеченням.

І нарешті, не варто вважати, що працювати при наявності впроваджених інформаційних систем на підприємстві стане простіше. Значне скорочення паперової документації нарівні з явними вище зазначиними позитивними чинниками, потребує більшій зібраності, компетентності і відповідальності користувачів.