Автоматизація бухгалтерського обліку роздрібної торгівлі в системі менеджменту підприємства

У даний час, у великих містах України, невпинно зростає мережа великих магазинів роздрібної торгівлі які успішно функціонують. Головними елементами їх конкурентоздатності і прибутковості є великий асортимент товарів, якість товарів і порівняно не високі ціни. У багатьох випадках ціни нижчі за середні, по відповідних категоріях товарів.

Переважна кількість підприємств роздрібної торгівлі, як правило це гастрономи, універсами, колись державної форми власності, а тепер закриті і відкриті акціонерні товариства не справляють враження підприємств, що зацікавлені у боротьбі за покупця.

У чому тут проблема і які шляхи її вирішення. Проблема в тому, що на таких підприємствах менеджмент не відповідає новій психології бізнесу, відповідному рівню фахової підготовки і використанні сучасних інформаційних технологій.

В даний час ми є свідками зближення управлінських та інформаційних технологій.

Інформаційна технологія – це комплекс взаємопов'язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, що зайняті обробкою і зберіганням інформації; обчислювальну техніку і методи організації, її взаємодії з людьми і виробничим обладнанням, їх практичне використання.

Масове використання новітньої комп'ютерної та телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій є основним напрямком розвитку менеджменту і його радикального вдосконалення.

Розвиток інформаційного менеджменту пов'язаний з організацією системи обробки даних, її розвитку до рівня інтегрованих автоматизованих систем управління.

Підприємства роздрібної торгівлі, у своєму розвитку проходять дві стадії: кількісну і якісну.

На першій стадії (кількісній) зростання прибутку відбувається в основному за рахунок розширення асортименту, збільшення торгових площ і розширення мережі функціонуючих торгових одиниць (точок).

На другій стадії (якісній) прибуток зростає головним чином за рахунок посилення механізмів контролю, зниження витрат, прискорення оборотності засобів, впровадження ефективних технологій торгівлі, боротьби за покупця.

Така різка зміна характеру розвитку, викликана значним збільшенням витрат, що супроводжують зростання підприємства відповідно на першій стадії розвитку.

Разом з тим успіх бізнесу в значній мірі залежить від ефективного використання, в процесі господарської діяльності, ресурсів.

Тому перехід на нові форми організації торгівлі повинен супроводжуватись збільшенням надійності обліку й контролю.

Для цього необхідна комп'ютерна система, яка може відстежити рух кожної одиниці товару на усьому шляху від постачальника до покупця. Вона має відповідати вимогам комплексної автоматизації бізнес-діяльності торгівельних підприємств, таких її ділянок як:

• складський та бухгалтерський облік;
• фінансово-економічний аналіз;
• управління господарськими операціями (рух запасів);
• облік кадрів і договірних робіт тощо.

Для таких систем джерелом інформації є спеціалізоване обладнання: електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), РOS-термінали, сканери штрих-кодів, електронні ваги і т.д. Але в основі автоматизованої системи лежить спеціальний програмний продукт для автоматизації торгівельних операцій, що базується на системі автоматизованого бухгалтерського обліку.

Де взяти такі програмні продукти?

Існують декілька способів отримання програми для автоматизації діяльності торгівельного підприємства:

1. Програму можна замовити у фірми-розробника програмного забезпечення. Орієнтовна вартість – $1000 - $5000. Основна проблема тут у тому, що як правило замовник, не маючи досвіду, не може сформувати технічне завдання розробнику. Тому властивості кінцевого продукту не завжди получаються такими якими уявлялись і програми дороблюються до потрібного стану, що коштує додаткових витрат і часу.

2. Взяти у штат фірми спеціалістів, які створять програму під особливості підприємства і у подальшому будуть її обслуговувати. Недоліками такого підходу є те, що заробітна плата програміста середньої кваліфікації складає $500 - 750, час, що потрібний для створення і впровадження програми, яка реалізує тільки основні функції -2-3 місяці, крім того необхідно ще придбати програмне забезпечення ЕККА. У підсумку, вартість системи складає, як мінімум $1000-2500. Необхідно також обов'язково вимагати у програміста складання детальної документації на розробку, інакше працювати з програмою і обслуговувати її зможе тільки автор.

3.Придбати готову систему. У даному випадку головна складність - це вибір конкретної програми, що пропонуються на ринку. їх дуже багато і відрізняються вони як за ціною так і за можливостями.

Існують два підходи.

Перший – придавати окремі модулі програми по мірі необхідності. Другий – купити зразу функціонально-повний пакет програм.

Кожен із цих підходів має свої переваги і недоліки. У першому випадку є можливість отримання працюючої системи за порівняно невелику вартість, але вартість додаткових модулів, необхідність в яких може виникнути, може перевищити первинні витрати. У другому випадку початкові витрати вищі, але є можливість одночасної автоматизації майже всіх операцій.

Другий підхід – придбання функціонально-повного і готового пакету (є найбільш розповсюдженим).

Системи даного класу в залежності від їх «походження» можна розділити на три групи (типи). Відповідно цих типів і існує три підходи до автоматизації торгівельної діяльності.

Перша – пакети, які розроблені на основі систем автоматизації торговельних операцій для супермаркетів.

Друга – продукти, що засновані на системах бухгалтерського обліку.

Третя – спеціалізовані програмні продукти для роздрібної і дрібнооптової торгівлі, без врахування специфіки інших галузей народного господарства.

До першої групи відносяться програмні продукти які спершу створювались для комплексної автоматизації торговельних операцій і управління підприємством. У подальшому вони були доповнені функціями бухгалтерського обліку. Розробники таких продуктів на початковому етапі створюють системи для конкретного замовника, а в подальшому надають системам вигляду тиражного продукту і розповсюджують.

До другої групи відносяться програмні продукти які розвинулись із систем бухгалтерського обліку, тобто були доповнені торгівельними модулями. Цей клас найбільш чисельний. До них можна віднести модуль «1 С:Торгівля», системи «1С:Підприємство»; модуль «Склад – Торговий склад», системи «Парус»; модуль «Торгівля», системи «Галактика» та інші.

До третьої групи програмних продуктів належать системи, що створені для автоматизації тільки роздрібної торгівлі і є, на відміну від другого типу, функціонально єдиним програмним продуктом. У таких системах використано специфічний і логічний підхід, тобто поєднання натурально-вартісного (оперативного) і вартісного (бухгалтерського) обліку.

Особливістю систем цієї форми є можливість і необхідність автоматизації формування первинного документу матеріально - відповідальною особою (товарний звіт), касиром (касовий звіт), формування звітів «1-Торг» і «3-Торг», врахування специфіки продовольчої групи, розрахунок природного убутку, облік тари і скло посуду, втрат (відходів) тощо. На рівні функціональних обов'язків бухгалтера здійснюється контроль за правильністю введення даних первинних документів. Бухгалтерські проведення формуються в автоматизованому режимі.

Особливості і переваги цих систем є вирішальними для бухгалтерів які мають досвід роботи у підприємствах роздрібної торгівлі (універмаг, універсам) і громадського харчування.

Розробником таких систем є фірма «Торг інформатика» м. Київ.

Недоліком цих систем є те, що вони не дозволяють отримувати в автоматизованому режимі фінансову і податкову звітність.

При виборі системи, для її впровадження у підприємстві, у першу чергу необхідно враховувати специфіку торгівельного підприємства, перспективи його розвитку і вартість системи, а також «повноцінність» автоматизації бухгалтерського обліку.

Для повноцінного обліку система повинна виконувати такі основні функції:

• автоматизація стандартних операцій: реєстрація надходження товару від постачальників, внутрішнє переміщення (склад - торговий зал), зчитування списку позицій товарів проданих через ЕККА, переоцінка товарів, списання товару (порча, бій, інші), повернення постачальнику, повернення від покупця, продаж по безготівковому розрахунку, переоблік;
• ведення довідників товарів, складів і торгових залів, постачальників, покупців (за безготівковим розрахунком), матеріально - відповідальних осіб;
• надання інформації: про поточні залишки товарів, залишки на довільну дату, дані про терміни реалізації (для продуктів харчування), історію руху товару, про документи;
• отримання відомостей: оборотно-сальдова (по підприємству, по підрозділах, по постачальниках), товарний звіт, порівняльна (за результатами переобліку);
• отримання фінансової та податкової звітності.

Системи повинні працювати під управлінням операційних систем, з можливістю використання архітектури клієнт – сервер, для можливого функціонування в глобальних електронних мережах. Забезпечувати інтеграцію з електронними контрольно-касовими апаратами, підтримку штрих – обладнання для штрихової ідентифікації товарів.

Облік може вестись як в закупівельних, так і в продажних цінах (з ПДВ або без нього).

Програма повинна забезпечити друк копій документів, відомостей, інших даних.

Всі інші можливості (функції) систем можна вважати додатковими (сервісними).

В ідеалі придбаний програмний продукт повинен дозволяти виконання додаткових настроювань самим користувачем, що не має глибоких знань з програмування.

На сам кінець слід зазначити таке. Впровадження автоматизованих інформаційних систем безумовно вимагає відповідних затрат, на сам перед фінансових. Але, у кінцевому рахунку, дасть можливість зниження комерційних витрат підприємства, за рахунок чого можливо знизити продажну ціну, збільшити оборотність асортименту, його якість і в кінцевому рахунку вивести підприємство в число стабільних, впевнених суб'єктів ринку.