Критерії оцінки діяльності підрозділів підприємства

Планування і контроль є не тільки важливими регулюючими чинниками. Вони створюють необхідну інформаційну базу для оцінки діяльності організаційних підрозділів підприємства й окремих працівників, на якій будується механізм їхньої мотивації.

Оцінка діяльності – логічне продовження контрольних операцій. Через таку оцінку стимулюється реакція працівників на результати своєї діяльності і можливі відхилення фактичних показників від установлених (планових, нормативних, граничних) чи бажану динаміку останніх.

Оцінка діяльності здійснюється завдяки певній системі показників. Ці показники не можуть бути однаковими для різних підрозділів, зважаючи на специфіку їхнього функціонування, але є деякі загальні вимоги до змісту і формування таких показників. Коротко розглянемо ці вимоги.

Показники підрозділів мають бути узгоджені з показниками роботи підприємства, утворювати з ними єдину систему показників і водночас ураховувати специфіку діяльності підрозділу.

Необхідність взаємозв'язків показників по вертикалі (підприємство – цех – дільниця – бригада – робоче місце) випливає з єдності цілей діяльності підрозділів усіх рівнів – випуск продукції згідно з установленими потребами з мінімальними витратами, що на рівні підприємства забезпечує максимальний прибуток.

Змістовна ув'язка показників по вертикалі не означає прямого їхнього перенесення на нижчі рівні в незмінному вигляді. Такий порядок у побудові системи планово-оцінних показників підрозділів, що іноді трапляється на практиці, не має сенсу. На низових рівнях його замінює в більшості випадків показник витрат.

Продуктивність праці та інших ресурсів на рівні підприємства обчислюється на основі обсягу товарної продукції у грошовому виразі, на рівні підрозділів це може бути обсяг продукції у трансфертних цінах, нормо-годинах, натуральних вимірниках. Отже, показники діяльності підприємства трансформуються на рівні підрозділів із урахуванням конкретних умов (закінченості циклу виготовлення продукції, стану нормативної бази, обліку та ін.).

Кількість контрольованих і оцінювальних показників має бути достатньою для того, щоб підпорядкувати діяльність структурних підрозділів завданням, що стоять перед підприємством у цілому, але при цьому надмірно не обмежувати їхню оперативну самостійність. Жорстка регламентація діяльності підрозділів підприємства численними показниками, що встановлюються і контролюються зверху, не створює належних умов для ефективної роботи.

Функціонування підрозділу будь-якого рівня має певною мірою динамічний, імовірнісний характер, тому він має бути здатним до саморегулювання в певних межах. Це досягається прийняттям ряду рішень оперативно, на місці. Крім цього, зайва регламентація роботи зверху обмежує сферу прояву трудової активності та творчої ініціативи колективу працівників і керівництва.

Показники, за якими здійснюється контроль і оцінювання діяльності, повинні мати кількісний вимір на основі оперативного і бухгалтерського обліку. Без налагодженого належним чином кількісного обліку економічні показники втрачають свою об'єктивну основу та економічне значення, перестають бути важелями управління.

У принциповій схемі, що лежить в основі економічного управління будь-яким підрозділом (планування – оцінювання на основі обліку – мотивація), облік відіграє надзвичайно важливу роль. На багатьох вітчизняних середніх і великих підприємствах деякі важливі показники не застосовують у низових підрозділах через низький рівень організації їхнього обліку або його відсутність взагалі. Це стосується передусім показника витрат на дільницях і бригадах.

Показники мають бути порівнянними в межах планово-оцінювальних періодів. Це означає, що на різних етапах розрахункового (планового, звітного) періоду зміст і методика обчислення планових і фактичних показників мають бути однаковими. Актуальною ця вимога є передусім стосовно визначення обсягу виробництва і показників, що обчислюються на його основі (продуктивності праці та інших факторів виробництва, скоригованих планових витрат на фактичний обсяг продукції та ін.).

Так, для вимірювання обсягу продукції в цехах, дільницях, бригадах на практиці широко застосовується такий вимірник, як нормо-години, в основу якого покладено норми часу на виготовлення продукції. Але, як відомо, такі норми змінюються в часі при зміні трудомісткості робіт. Тому для порівняння обсягів продукції, виготовленої у різні календарні періоди, їхніх планових і фактичних величин цей показник слід обчислювати у стабільних (незмінних) нормо-годинах. Якщо з цією метою використовуються діючі поточні норми, то їх треба скоригувати відповідно до проведених змін.

При оцінці роботи підрозділів особливе значення має порівнянність такого важливого показника, як витрати (собівартість продукції). Це стосується складу витрат, методики їхнього обчислення, непрямих витрат, розмежування чинників впливу на відхилення фактичних витрат від планових на залежні (регульовані) та незалежні (нерегульовані) від місця їхнього виникнення та ін.

Згідно з розглянутими вимогами встановлюється система показників, за якими планується, контролюється й оцінюється робота підрозділів. Серед них виділяються основні показники, що відображають кінцевий результат (мету) діяльності та її ефективність.

Для внутрішньокоопераційних підрозділів кінцевий результат діяльності виражається у виготовленні продукції певної номенклатури, а ефективність – у сумі витрат її обсягу (собівартість продукції). Отже, ці два показники є основними для подібних підрозділів і взагалі для всіх місць витрат (центрів відповідальності). Для підрозділів – центрів прибутку основним показником діяльності є прибуток, який безпосередньо виражає загальну мету діяльності підприємства.

Усі інші показники, що можуть застосовуватись у системі внутрішнього управління, є допоміжними і використовуються для деталізації контролю, його посилення в певних аспектах, стимулювання окремих напрямків роботи, збору інформації для аналізу. До таких показників належать: ритмічність роботи, продуктивність праці, фондовіддача, рівень завантаження устаткування, трудомісткість продукції та ін.

Планування й оцінка роботи основних і допоміжних цехів у загальних рисах однакові. Приблизно такі ж самі застосовуються показники. Однак при виборі оцінювальних показників для допоміжних підрозділів слід ураховувати їхню специфіку й особливості виготовлюваної продукції. З цієї точки зору допоміжні цехи підрозділяють на дві групи.

Перша група – це цехи, котрі виготовляють продукцію внутрішнього призначення, що значною мірою обумовлює технічний рівень основного виробництва. Потреба у такій дії досить висока, частина її може реалізовуватися на сторону. До таких підрозділів належать цехи нестандартного устаткування, інструментальний, ремонтний та ін. Діяльність таких підрозділів оцінюється за показниками, аналогічними показникам основних підрозділів.

До другої групи відносять підрозділи з суто обслуговуючими функціями. їхнє основне завдання – безперебійне обслуговування основного виробництва за мінімальних витрат.

При раціоналізації такого обслуговування й економному використанні продукції та послуг допоміжних цехів їхній загальний обсяг може знижуватися, що свідчить про ефективнішу роботу. До таких цехів насамперед належать енергетичні (наприклад, котельні, компресорні) та транспортні. Звідси випливає, що обсяг продукції (послуг) цих підрозділів, а також відносні показники, що обчислюються на його основі, не завжди характеризують ефективність їхньої роботи. Маються на увазі такі показники, як собівартість одиниці продукції (послуг), продуктивність праці, фондовіддача та ін.

У міру зниження обсягу виробництва за інших рівних умов зазначені відносні показники погіршуються. Тому для допоміжних підрозділів другої групи основними показниками, що характеризують результати їхньої діяльності, є безперебійне обслуговування підрозділів – споживачів продукції та послуг установленої номенклатури (відсутність претензій на обслуговування) та додержання витрат у межах копіторису. За ними й слід оцінювати роботу зазначених підрозділів.

Діяльність виробничих дільниць і бригад оцінюється за тими показниками, які залежать від їхньої роботи та обраховуються по цих підрозділах. Здебільшого до таких показників належать випуск продукції (виконання робіт) у натуральному виразі згідно з установленим планом-графіком і елементи витрат, що залежать від роботи дільниці (бригади) та обліковуються на її рівні.

Суттєвим недоліком внутрішньоцехового економічного управління на ряді підприємств є те, що дільницям і бригадам не встановлюють рівня витрат на виробництво. Як наслідок, послаблюється мотивація до економного використання ресурсів. Це пов'язано передусім з відсутністю розгорнутої системи обліку витрат по дільницях. Треба насамперед планувати й обраховувати ті витрати, частка яких у загальних витратах дільниці (бригади) істотна. їхній склад залежить від специфіки виконуваної на дільницях і в бригадах роботи.

Основним методом оцінки роботи підрозділів за певними показниками є порівняння. Фактична величина показника за певний період порівнюється з його величиною, що є базовою для оцінки. За такі базові рівні показників беруться здебільшого планові (нормативні) їхні величини, які вважаються завданнями, або фактичні, досягнуті в минулому періоді.

Про ефективну роботу згідно з планом за такими показниками результативності, як обсяг продукції, прибуток, продуктивність. Вважається, що чим вищий ступінь виконання плану, тим краще працює певний підрозділ. Проте слід мати на увазі, що таке твердження справедливе тоді, коли планові показники належним чином обґрунтовані. У процесі поглибленої аналітичної оцінки виявляються абсолютні та відносні відхилення фактичних величин показників від запланованих, аналізуються їхні причини.

Критерій виконання плану найбільш поширений для оцінки внутрішньокоопераційних підрозділів, що не є центрами прибутку і мають обмежену свободу діяльності.

Для оцінки економічних процесів, діяльності підприємств та інших підрозділів досить широко застосовується критерій динаміки показників, у цьому разі фактична величина певного показника за звітний період порівнюється з фактичною його величиною за попередній період. Такі порівняння можуть здійснюватися за ряд періодів, що дає змогу вивчати динаміку окремих показників і оцінювати тенденції в діяльності певних структур. Цей критерій більше підходить для оцінки роботи відносно самостійних підрозділів, діяльність яких оцінюється досить масштабно – з позиції динаміки обсягу продажу і прибутку.

На практиці можуть застосовуватися й інші бази порівняння показників і критерії оцінки. Так, для ранжування підрозділів підприємства чи окремих працівників за певними показниками як базу порівняння можна взяти середню величину цього показника за всією сукупністю. Таке порівняння є відносним і вказує на місце кожної структурної одиниці у загальній системі.

Оскільки оцінка роботи виробничих і невиробничих підрозділів здійснюється за кількома показниками, на деяких заводах практикують узагальнюючу оцінку у формі коефіцієнта трудового внеску (КТВ), у якому інтегруються певним чином зазначені показники. Отже, КТВ є узагальнюючою кількісною оцінкою кінцевих результатів діяльності підрозділів. Для визначення КТВ установлюється його нормативна величина, що дорівнює 1. Такий рівень КТВ відповідає випадку, коли планові завдання за всіма оцінними показниками виконано на 100%. Фактичний КТВ обчислюється коригуванням нормативної величини на підвищувальні та понижувальні коефіцієнти, що враховують виконання плану за окремими показниками чи дотримання певних нормативів. Таким чином, чим вищий КТВ, тим вищою є оцінка діяльності у підрозділі чи окремого виконавця. Нормативи Ні установлюються суб'єктивно з урахуванням ролі окремих показників у діяльності певних підрозділів. Величини КТВ враховуються в системі матеріального стимулювання.

Оцінка результатів виробництва основних структурних підрозділів підприємства є першочерговою, оскільки, як уже зазначалося, виготовлення продукції є головною метою і змістом їхньої діяльності. При цьому слід зазначити, що самостійне значення ця оцінка має передусім стосовно внутрішньокоопераційних підрозділів. Що ж стосується предметно спеціалізованих підрозділів, орієнтованих на виготовлення і поставку продукції на ринок, то їхня виробнича діяльність оцінюється у тісному зв'язку з комерційними її наслідками – обсягом продажу і прибутком.

Виробництво продукції контролюється й оцінюється за такими показниками: загальний обсяг продукції, виконання плану виробництва з номенклатури (комплектності), ритмічність виробництва, якість продукції.

Загальний обсяг виробництва визначається у прийнятому вимірнику і за результатами звітного періоду оцінюється відповідність фактичного рівня плановому або темп (індекс) зміни порівняно з попереднім періодом.

У підрозділах з тривалим виробничим циклом виготовлення продукції замість кінцевої береться обсяг валової продукції. Перевиконання плану з цього показника не завжди є доцільним, тому тут потрібний глибший аналіз.

Збільшення фактичного випуску певних виробів (комплектів, агрегатів, деталей) порівняно з планом має сенс тоді, коли в цьому є внутрішня потреба (поповнення запасів до нормативного рівня) або можливість додаткового продажу на ринку. В інших випадках це може призвести до необґрунтованого збільшення незавершеного виробництва, його некомплектності.

Виконання плану виробництва з номенклатури продукції обчислюється у такому порядку: на плановий обсяг продукції ділиться фактична його величина, але без урахування перевиконання плану за окремими номенклатурними позиціями або, що те ж саме, – плановий обсяг, зменшується на суму невиконання плану за окремими виробами.

Важливим показником рівня організації виробничої діяльності є ритмічність виробництва. Якщо говорити взагалі, то ритмічним є таке виробництво, у якому в рівні проміжки часу виготовляється однакова кількість продукції. З практичної точки зору таке розуміння ритмічності прийнятне лише в масовому та великосерійному виробництві, де є регулярна повторюваність виготовлення продукції. В інших типах виробництва, особливо з тривалим виробничим циклом, ритмічність означає рівномірну роботу підрозділів згідно з календарним планом-графіком.

Узагальнюючим показником ритмічності роботи певного підрозділу є коефіцієнт ритмічності, який характеризує календарну відповідність фактично виконаної роботи встановленому плановому завданню.

При обчисленні ритмічності за елементарний календарний відрізок часу береться здебільшого робочий день (доба). Досить часто, особливо в одиничному й дрібносерійному виробництві, розрахунковий період (місяць) поділяється на декади (Т-3). За цих умов у розрахунок може братися не кінцева, а валова продукція.

Якість продукції контролюється й оцінюється в особливому порядку. Ці питання докладно вивчаються у дисципліні «Економіка підприємства». Тут лише підкреслимо, що узагальнююча оцінка якості всієї продукції підрозділу можлива лише у разі, коли вироби мають допустиму градацію якості, тобто діляться за сортами (харчові продукти, деякі вироби легкої промисловості та ін.). За цих умов якість усієї випущеної продукції може виражатись середньою сортністю (коефіцієнтом сортності), часткою продукції першого (вищого) ґатунку тощо.

В інших випадках, тобто коли продукт не має градації якості, остання визначається відповідністю предметів виробів установленим вимогам (стандартам, технічним умовам) і всі прийняті ВТК вироби вважаються однієї якості.

Показники, які на практиці застосовуються для загальної оцінки якості такої продукції (процент бездефектного випуску продукції, процент здачі продукції з першого подання, процент браку тощо), є, по суті, показниками якості праці (виробництва), експлуатаційних і споживчих параметрів виробів вони не характеризують.

Ефективність роботи підрозділів підприємства оцінюється за показником прибутку або витрат. Як уже зазначалося, показник прибутку характеризує ефективність діяльності тих підрозділів, які виготовляють і постачають продукцію на ринок. Він може застосовуватись і для оцінки роботи внутрішньокоопераційних підрозділів як умовний показник. В усіх цих випадках обсяг і динаміка прибутку однозначно характеризують ефективність діяльності.

Проте в більшості випадків внутрішні підрозділи є місцями витрат, а не центрами прибутку. Тому й ефективність їхньої діяльності визначається за рівнем витрат на певний обсяг виробництва. Економія витрат у місцях їхнього формування веде до зменшення собівартості продукції і збільшення прибутку підприємства як головної кінцевої мети його діяльності.

З точки зору оцінки діяльності підрозділу його витрати можуть виражатись як абсолютними, так і відносними показниками.

Відносні показники витрат – це витрати на одиницю продукції (калькуляційну одиницю) або на одиницю виміру обсягу продукції (одну гривню, одну нормо-годину). Перший показник У вигляді собівартості одиниці продукції об'єктивно показує динаміку витрат, співвідношення їхньої планової і фактичної величин. На нього не впливають структурні зміни у номенклатурі продукції. Основний його недолік – обмеженість однопродуктовим виробництвом.

Показник витрат на одиницю виміру обсягу продукції просто обчислюється на всіх рівнях управління, але він має дещо штучну побудову, дуже реагує на зміну структури продукції, тому застосовується рідко. Перевага відносних показників витрат полягає в тому, що їхні фактичні й планові величини порівнюються безпосередньо, без будь-яких коригувань.

Абсолютний показник витрат у формі кошторису є універсальним і найбільш поширеним для оцінки роботи підрозділів. Він дає змогу порівняти фактичні витрати з плановими, виявити відхилення за окремими видами витрат і в подальшому з'ясувати їхні причини.

Основна проблема, яка при цьому виникає, полягає в необхідності перераховувати планові витрати на фактичний обсяг виробництва для забезпечення порівнянності фактичної і планової сум витрат. Такі перерахунки планових витрат не потрібні лише в тих випадках, коли фактичний обсяг виробництва продукції точно збігається з плановим.

Для оперативного визначення планових витрат на фактичний обсяг виробництва треба знати їхню функціональну залежність від обсягу продукції (зайнятості). Функція витрат, у якій змінною є обсяг продукції, будується на основі їхнього поділу на змінні та постійні витрати.

Джерело – глава з навчального посібника:

Внутрішній економічний механізм підприємства: навчальний посібник / В.М. Гончаров, Н.В. Касьянова, Н.В. Вецепура, Д.В. Солоха та ін.. – Донецьк: СПД Купріянов В.С., 2007. – 284 с.