Фактичний контроль та перевірка стану засобів у натурі шляхом інвентаризації

Під інвентаризацією розуміють перевірку фактичної наявності та стану об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних з даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризації притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документу, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів, нормативно-правове регулювання, бухгалтерська обробка документів, узагальнення та реалізація результатів, прийняття рішень.

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, товарно-виробничих запасів, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;
• встановлення лишку або недостачі запасів і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
• виявлення запасів, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;
• перевірка дотримання умов та порядку зберігання матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;
• перевірка реальної вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, цінних паперів і фінансових вкладень; сум грошей у касах, на поточному, валютному та інших рахунках в банківських установах; грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, однорідних елементів об'єкта майна та резервів наступних витрат і платежів.

Об’єктом інвентаризації є сукупність зобов'язань господарюючого суб'єкта за своїм функціональним призначенням та економічним змістом.

Поняття об’єктів інвентаризації як методу контролю значно ширше ніж об'єктів інвентаризації як елементу методу бухгалтерського обліку. Об'єктами інвентаризації можуть виступати і ті, що мають лише натуральний вимірник та не знаходять відображення в балансі та звітності. Прикладами таких об'єктів є: праця і трудові ресурси, природні ресурси та інші об'єкти, що не мають грошового вираження.

Суб’єктами інвентаризації є носії прав та зобов'язань – державні інститути, структури та підрозділи, що відповідно до законодавства мають право контролювати діяльність, а також власники та керівники підприємств.

Суб’єкт інвентаризаційного процесу делегує свої повноваження інвентаризаційній комісії, яка стосовно суб'єкта є виконавчим або колективним органом.

Колективний характер діяльності інвентаризаційної комісії викликаний наступними обставинами:

• необхідно здійснення самоконтролю при визначенні фактичної наявності майна і встановлені його якісних характеристик;
• вимогами одночасного виконання операцій – здійснення контролю і запису наявного майна;
• необхідність періодичного контролю за діями матеріально відповідальних осіб;
• необхідністю забезпечення достовірності та об'єктивності результатів інвентаризації;
• використання результатів інвентаризації для виявлення господарських порушень.

Відсутність хоча б одного члена інвентаризаційної комісії або матеріально відповідальної особи при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Завданням інвентаризаційної комісії є безпосереднє проведення інвентаризації виробництва запасів, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів.

Функції інвентаризаційної комісії наступні: виявлення кількісних та якісних характеристик об’єкту інвентаризації, причин відхилень від заданих нормативних, планових, облікових даних, відповідно до яких може функціонувати об’єкт інвентаризації та їх нормативне-правове регулювання.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

• при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворені державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
• перед складанням річної бухгалтерської звітності (інвентаризація споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів – один раз на п'ять років);
• при зміні матеріально відповідальних осіб (на наступний день приймання – передачі справ);
• при встановлені фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення фактів);
• за наказом (розпорядженням) судово-слідчих органів;
• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);
• при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі); інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів в межах органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;
• у разі ліквідації підприємства.

Принципи інвентаризації визначають порядок її організації та техніку здійснення, прийоми встановлення кількісної та якісної характеристики майна, його оцінку, місце інвентаризації в управлінському та обліковому процесах, а також в забезпеченні зберігання власності. Дотримання принципів інвентаризації тісно взаємозв’язане з методикою її проведення.

Принципи інвентаризації відображають основні тези, що формують підґрунтя інвентаризаційної роботи:

• раптовість – передбачає неочікуваність для матеріально відповідальних осіб перевірки їх дій з обліку і зберігання цінностей, що знаходяться в їх підзвіті;
• співставленість – полягає в тому, що одиниці виміру, які застосовуються в обліку, повинні збігатись з одиницями виміру, що вказані в інвентаризаційних документах як за способом обчислення, так і за системою розрахунків;
• плановість – реалізується на підприємстві через систему внутрішньогосподарського планування кількості, видів і строків проведення інвентаризацій;
• своєчасність – має важливе значення для здійснення поточного контролю за роботою всіх матеріально відповідальних осіб і за збереженням власності. Дотримання принципу своєчасності не дає змоги приховати недостачу і порушення у матеріально відповідальних осіб, коли вони носять частковий і незначний характер, попереджає виникнення матеріального збитку;
• точність – означає, що результати інвентаризації повинні достовірно відображати фактичну наявність майна, його кількісні та якісні характеристики. Будь-які викривлення характеристики майна і приховування недостач, розкрадання, лишків та упущень в роботі неприпустимі;
• об’єктивність – забезпечує законність інвентаризації та полягає у виявленні причин та умов, які спричиняють господарські порушення, недостачі або лишки;
• безперервність – полягає в тому, що інвентаризаційна робота повинна проводитись активно і безперервно, до повного встановлення фактичної наявності господарських засобів, отримання результатів інвентаризації та прийняття необхідних рішень;
• повнота охоплення об’єктів – є обов’язковою умовою при проведенні повних і часткових інвентаризацій, при здійсненні яких інвентаризації підлягає все майно, як те, що належить підприємству, так і те, що йому не належить (знаходиться в оренді, на відповідальному зберіганні чи отриманні для переробки, або не обліковується з будь-яких причин);
• ефективність – передбачає, що кожна інвентаризація повинна закінчуватись прийняттям рішень і рекомендацій, загальним виявленням недоліків та впровадженням передового досвіду;
• оперативність – полягає в необхідності проведення інвентаризації і оперативному виведенні її результатів;
• економічність – полягає в необхідності організації інвентаризаційного процесу так, щоб витрати на його проведення (трудові, матеріальні) були мінімальні та не створювали труднощів по забезпеченню виробництва;
• гласність – полягає в тому, що результати проведених інвентаризацій слід обов’язково обговорювати на виробничих нарадах або зборах колективу даного підприємства. Гласність ставить діяльність інвентаризаційної комісії під безпосередній контроль колективу підприємства, підвищує відповідальність членів комісії за достовірність здійснення контролю;
• юридичне значення результатів інвентаризації – передбачає суворе дотримання положень, що дозволять відображати результати інвентаризації в бухгалтерському обліку;
• оцінка результатів – передбачає прийняття необхідного рішення по виявлених під час інвентаризації відхиленнях. Результати інвентаризації повинні бути відображені в регістрах бухгалтерського обліку, винуватці недостач і надлишків притягнені до відповідальності в порядку, встановленому законом;
• дотримання матеріальної відповідальності – передбачає укладання між керівником підприємства і матеріально відповідальною особою договору, яким передбачається повна матеріальна відповідальність за цінності, що знаходяться на зберіганні МВО, тобто зобов’язання відшкодувати матеріальну шкоду в разі недостачі або псування майна з його вини в розмірах, методика розрахунку яких затверджена відповідними інструкціями;
• обов’язковість – полягає в тому, що проведення інвентаризації регламентується діючими нормативними актами та інструкціями;
• доцільність – полягає в тому, що інформація, яка отримується після проведення інвентаризації повинна мати конкретний економічний зміст, бути потрібною і корисною для прийняття управлінських рішень;
• виховний вплив – полягає в тому, що своєчасно і правильно проведені інвентаризації сприяють вихованню і підвищенню у матеріально відповідальних осіб почуття відповідальності за збереження довіреного їм майна;
• документальне відображення результатів контролю – результати інвентаризації повинні мати доказову силу для юридичного підтвердження її підсумків.

Джерело – глава з навчального посібника:

Рогозян Л.Є., Вахлакова В.В. Ревізія і контроль: Навч. посібн. – Алчевськ: ДонДТУ, 2008. – 209 с.