Техніка ревізійного дослідження документів

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій е первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. При цьому первинні документи мають бути складені під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення.

Для контролю і впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву;
• дату і місце складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст і обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
• посади осіб, відповідальних за здійснення і оформлення господарської операції, їхні підписи.

Порядок створення, прийняття й відображення в бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.

Первинні документи перевіряють за формою (повнота і правильність оформлення і заповнення реквізитів), за змістом (законність операції, логічна ув'язка з окремими показниками) і з арифметичної точки зору (правильність цін, націнок, зроблених обчислень, таксування, підрахунків). Експертна перевірка доповнює формальну й арифметичну і покликана виявити підробку в документі, дописування тексту, букв, цифр, закреслювання, повне або часткове видалення написаного тексту, цифрових записів, підробку підписів тощо. Вони можуть бути виявлені шляхом уважного огляду документа. Підроблені документи можуть мати порушену структуру паперу (втрата Плиску), витончення шару паперу, розпливи чорнила в штрихах наново виконаних операцій, ознаки дописки (різні почерки), ознаки витравлення, наявність плям, ламкість паперу.

Підробленим (фальшивим) є документ, реквізити або зміст зафіксованої операції якого не відповідають дійсності. Складання підроблених документів містить у собі ознаки кримінального злочину. Підроблені документи бувають двох видів: безтоварні й безгрошові.

За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні й недоброякісні.

Доброякісним вважається документ, що відповідає вимогам Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, складений за затвердженою формою, у якому заповнені всі необхідні реквізити і в якому правильно відображено виконану господарську операцію.

До недоброякісних відносять документи, які не відповідають переліченим вимогам і відображають здійснену операцію у перекрученому вигляді та містять фальшиві факти: наприклад, облікові листи, наряди, де вказано завищені обсяг виконаних будівельно-монтажних робіт і одиничні розцінки, тарифи, розряди тощо. При цьому документ, якого фактично немає, але він видається за існуючий, вважається фіктивним.

Нерідко порушення і зловживання криються за зовнішньо правильно оформленими документами (фіктивними квитанціями, розписками, актами). Якщо ревізор виявив ознаки зловживання, він зобов'язаний зосередити свою увагу на їх повному викритті.

За змістом операції, відображеної в документі, ревізор встановлює її законність і доцільність. При цьому операція вважається законною, якщо її зміст не суперечить чинному законодавству, директивам уряду, відомчим інструкціям, постановам, положенням.

Господарська операція може бути законною, але недоцільною, і навпаки. Під час виявлення незаконних і недоцільних операцій ревізор повинен старанно вивчити їхній характер і з'ясувати, хто і за чиїм розпорядженням здійснив їх, визначити розмір шкоди або ступінь порушень чинного законодавства чи відомчих вказівок з тим, щоб кваліфіковано встановити порушення нормативних документів і законоположень.

У випадках встановлення фіктивних документів ревізори вилучають їх, про що негайно слід повідомити правоохоронні органи. Замість вилучених документів у справах організації, що ревізується, залишаються копії вилучених документів, засвідчені підписами ревізуючого і головного бухгалтера. Після завершення ревізії вилучені документи повертають тій організації, з якої їх було забрано, якщо правоохоронні органи не винесли рішення про їх вилучення.

Підробленими (фальсифікованими) є документи, які мають підроблені підписи, резолюції, штампи і печатки, заміну текстів і сум, підчистки, приписки, виправлення та інші прийоми підробки з метою приховування фактів розтрат і крадіжок цінностей, безгосподарності, незаконних і недоцільних операцій.

Хронологічний і систематизований порядок перевірки документації. Перевірка змісту операцій і записів у бухгалтерському обліку здійснюється в хронологічному або систематизованому порядку.

Хронологічна перевірка передбачає розгляд документів за датами (днями, місяцями), за порядком розміщення документів у папках, при меморіальних ордерах, звітах, зведених нагромаджувальних відомостях. Цей вид перевірки малоефективний, оскільки він розпорошує увагу ревізорів на різнорідних за економічним змістом господарських операціях, при цьому порушується процес їх планомірного і глибокого вивчення.

У практиці контрольно-ревізійної роботи значного поширення набула систематизована перевірка документів за економічно однорідними господарськими операціями у розрізі окремих ділянок. Особливо ефективна вона при журнально-ордерній формі обліку, коли економічно однорідні первинні документи згруповані й підшиті за окремими журналами-ордерами й рахунками синтетичного обліку. Запис господарських операцій у журналах-ордерах за кредитовою ознакою забезпечує ефективну перевірку списання господарських коштів підприємства і кореспонденції рахунків. При цьому одночасно поєднується наочне узагальнення однорідних господарських операцій і процесів з детальною поглибленою перевіркою їх за первинними документами. Систематизація однорідних операцій у журналах сприяє оперативному здійсненню взаємного контролю.

Джерело – глава з навчального посібника:

Рогозян Л.Є., Вахлакова В.В. Ревізія і контроль: Навч. посібн. – Алчевськ: ДонДТУ, 2008. – 209 с.