Функції та завдання контролінга

Важливою тенденцією підприємства в сучасних умовах господарювання є зростання ролі інформаційних ресурсів. Ця тенденція обумовлена ускладненням технології, диверсифікацією виробництва, збільшенням числа перемінних для вирішення складних виробничих і управлінських проблем. Зростання інформаційних ресурсів відбувається не лише за обсягом, але й за змістом інформації (нові явища, процеси, події), що є закономірністю в умовах переходу від планової моделі господарювання до ринкової.

Складнішими стають комунікаційні зв'язки, процедури прийняття рішень, що вимагає додаткової інформації, яка відсутня у традиційній системі фінансового обліку.

Управління інформаційним процесом дедалі більші вимоги ставить перед менеджерами щодо розуміння ролі інформації та знань керівника в галузі створення інформаційних систем. Керівник повинен стати творцем інформаційної системи.

Інформаційні системи, які обслуговують менеджерів, повинні надавати дані про тенденції, ефективність технології, показники діяльності конкурентів, попит на продукцію, діяльність із забезпечення рентабельності та інші показники. Проте існуючі системи обліку не дають можливості визначити ефективність теорій і стратегій розвитку, політичних та соціальних тенденцій, які впливають на діяльність підприємства.

Необхідність розширення системи інформації пов'язана не лише з виробничою, комерційною і фінансовою діяльністю підприємства, але й з відображенням соціально–політичних факторів, які є зовнішніми факторами функціонування підприємства. їх потрібно перевести на мову підприємницької діяльності, щоб активно впливати на соціальні групи, стосунки у колективі, інститути поза і всередині підприємства. Функції управління постійно ускладнюються. Так, звичне планування трансформується у проблемно–орієнтоване планування, збут продукції –в маркетингову діяльність, фінансовий та управлінський облік доповнюється інтегрованою системою контролінга.

Хоча бухгалтерам важко змиритися з тенденцією диференціації єдиної системи бухгалтерського обліку на підсистеми фінансового і управлінського обліку та контролінга. Але вона є закономірним процесом.

Облік втрачає свою незалежність і набуває функцій сервісного забезпечення менеджменту в інформації, необхідній для прийняття рішень.

Контролінг виконує функції створення, обробки, аналізу і передачі системної управлінської інформації.

Функції контролінга визначаються метою створення цієї системи. Вони поділяються на основні та спеціальні.

До основних функцій належить:

• планування процесів господарської діяльності (логістика, виробництво, збут, інвестування). Для процесу планування створюється нормативно-довідкова база, визначаються обсяг і структура необхідної інформації, розробляються методики складання планів за часом та змістом;
• облік показників контролінга на основі методів і критеріїв оцінки діяльності підприємства та його структурних підрозділів. Для цього визначаються потреби системи управління в необхідній інформації, розробляється система показників контролінга та звітні форми для збору та обробки даних;
• аналіз тенденцій, відхилень від прогнозованих показників. Для аналізу визначаються контрольовані показники за часом та змістом, знаходяться відхилення методом порівняння фактичних та прогнозованих даних, фактори впливу на відхилення, дається оцінка та інтерпретація відхилень, систематизуються дані з метою виявлення позитивних і негативних тенденцій у роботи підприємства.

До спеціальних функцій належать:

• інформаційно-аналітичне забезпечення, метою якого є розробка інформаційної системи, стандартизація документів і регістрів обліку, комунікаційних зв'язків, організація збору і обробки даних контролінга. Розробка інструментарію для планування, контролю, аналізу та прийняття рішень, забезпечення менеджерів інформацією (обсяг, зміст, форми, строки, час подання);
• моніторинг зовнішнього середовища, в якому функціонує підприємство. До цієї функції входить збір і аналіз даних про ринки (сировини, праці, капіталу, товару), кон'юнктура ринку, конкурентів, ціни, формування досьє на конкурентів, огляди розвитку галузей, участь у виставках та ярмарках тощо.

Функції контролінга реалізуються завжди в реальних умовах діяльності підприємства, тому ступінь їх прояву та ефективність використання залежить від таких факторів, як:

• масштаб організації;
• фінансовий стан;
• розуміння керівництвом важливості та корисності функцій контролінга;
• рівень диверсифікації виробництва;
• види діяльності;
• кваліфікація управлінського персоналу;
• рівень економічної роботи;
• місії, філософії бізнесу;
• загальної культури персоналу;
• інших факторів.

Інтегральною функцією контролінга є координація зусиль кожного підрозділу підприємства і відділу управлінської системи на досягнення цілей, які ставить перед собою підприємство у виробничій, фінансовій та управлінській діяльності. Для цього потрібні:

• координація зусиль менеджерів різних рівнів на досягнення загальної мети;
• інформаційна та консультативна підтримка прийняття управлінських рішень;
• створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи для управління підприємством.

Необхідність створення системи контролінга обумовлена підвищенням нестабільності зовнішнього середовища, що в свою чергу вимагає:

• посилення уваги до прогнозування майбутнього стану об'єктів;
• прискорення реакції суб'єктів управління на зміни у діяльності підприємства, що досягається на основі відстеження відхилень від довгострокових планів за допомогою певного набору показників і виявлення тенденцій;
• розробки та постійного коригування стратегічних прогнозів і планів розвитку підприємства.

Основні завдання контролінга полягають в тому, щоб реалізувати головну мету, принципи та функції на практиці.

В галузі планування завдання контролінга формулюють таким чином:

• створення нормативної бази для прогнозування розвитку фірми;
• сприяння розробникам стратегічних планів у визначенні цілей організації та напрямків розвитку;
• координація робіт з планування і складання бюджетів;
• участь у визначенні кількісних і якісних параметрів роботи підприємства на стратегічний період;
• узгодження проміжних цілей і планів та складання загальних стратегічних планів.

У галузі обліку завдання контролінга вимагають:

• створення сучасної системи інформаційного забезпечення та звітності задіяних у стратегічному процесі управління відповідальних осіб;
• визначення специфічних потреб менеджерів у необхідній інформації та звітності;
• періодичного подання інформації щодо відхилень фактичних значень показників від планових;
• подання керівництву підприємства звітів з поясненням факторів, що спричинили відхилення;
• аналіз відхилень та обговорення із зацікавленими особами.

В галузі інформаційно-аналітичного контролінга необхідно:

• розробити архітектуру інформаційної структури;
• відібрати показники, носії інформації та канали їх передачі;
• визначити контрольні точки господарської та фінансової діяльності;
• скласти схему збору і систематизації найбільш значимих даних для прийняття рішень;
• розробити інструментарій для планування, обліку, контролю, аналізу і прийняття рішень;
• консультувати, менеджерів з питань функціонування системи контролінга.

Робота працівників служби контролінга повинна спрямовуватися на такі галузі контролю:

• стратегічні цілі (кількісні та якісні);
• критичні умови зовнішнього середовища та внутрішнього середовища, які лежать в основі стратегічних планів;
• вузькі і слабкі місця, які виявлені у процесі планування та аналізу роботи підприємства.

При визначенні системи підконтрольних показників необхідно забезпечити такі вимоги:

• обсяг показників повинен бути адекватним складності об'єкта управління;
• показники плануються в цілому за підприємством і за структурними підрозділами;
• показники не змінюються протягом планового періоду, що забезпечує можливість порівняння та виявлення тенденцій за певний період;
• при відборі показників треба забезпечити їх порівнянність із показниками інших підприємств.

Аналіз показників діяльності проводиться за фактами впливу зовнішнього і внутрішнього середовища.

Аналіз показників, вибраних в якості підконтрольних, проводиться різними методами і прийомами, але основне завдання полягає у знаходженні відхилень, оцінки таких відхилень і визначення залежності між відхиленнями та результатами діяльності підприємства.

Потрібно зауважити, що контролінг трактується як система, що збирає, обробляє, аналізує та коментує явища, процеси і події та передає інформацію про них для системи управління. Контролінг не бере безпосередньої участі в процесі управління, а виконує сервісну функцію в ньому, забезпечуючи інформацію для менеджерів.

Отже, контролінг знаходиться в такому ж положенні, як фінансовий чи управлінський облік, які є підсистемами загальної інформаційної системи, що обслуговують систему менеджменту.

Принциповою відмінністю контролінга від інших підсистем обліку є спрямованість на майбутнє, оскільки його становлення обумовлено необхідністю стратегічного планування і управління підприємством, без чого неможливо забезпечити тривале існування в ринковому середовищі.

Питання про місце контролінга серед інших економічних наук досить актуальне, оскільки ця наука виникла порівняно недавно. Зрозуміло, що будь-яка наука з'являється на світ не спонтанно, а закономірно, у відповідь на запити практики.

Стандартна концепція пізнання світу, ґрунтуючись лише на методологічному підході до вивчення економічних систем, не може пояснити логіку виникнення та закономірності розвитку нових наук на основі існуючих. Корпоративна (інтегральна) концепція на основі історичного, соціологічного та методологічного підходів до процесу пізнання дає однозначну відповідь на питання про зародження ідеї контролінга та етапів його формування як за кордоном, так і в Україні.

Необхідність контролінга як самостійної науки обумовлена логікою розвитку управління. Так, ще у XV ст. при дворі англійського короля існувала посада під назвою «контролер», завданням якого були документальний супровід і контроль грошових і товарних потоків. Проте його ідеї були реалізовані в управлінні виробництвом пізніше, коли промислове виробництво зросло і ускладнилося настільки, що вимагало нових методів планування та контролю. Ріст масдптабів промисловості США в кінці ХІХ-го та на початку ХХ-го ст. викликали необхідність поліпшення методів виробничого обліку і удосконалення методів фінансового контролю. Підвищення вимог та ускладнення завдань обліку призвело до того, що специфічні завдання казначея (фінансового директора) та секретаря (асистента правління) були передані в організаційно оформлену службу контролінга.

До початку 30-х років контролінг майже не використовувався і саме слово було забуте. Економічна криза 1929-1932 рр. змусила підприємців подивитись з нових позицій на роль та місце внутріфірмового планування й обліку. В цей період згадали про контролінг у зв'язку з труднощами управління в нестабільному середовищі та забезпечення існування в умовах конкуренції.

В повоєнний період функції обліку і контролю виконує відділ головного контролера, який призначає правління директорів. Він має право вирішального голосу на засіданнях правління директорів.

Контролер (не плутати з контролером) фактично організує контролінг на підприємстві – відповідає за систему обліку і звітності; аналізує і дає пояснення з розвитку фінансової діяльності компанії; вивчає та розробляє показники та форми звітності для задоволення запитів керівництва і клієнтів; готує доповіді Раді директорів за оцінкою завдань, які стоять перед компанією та вносить рекомендації про зміни діяльності. Відділ контролера є надбудовою до бухгалтерії у вигляді обліково–контрольної та інформаційної служби.

Отже, в США контролінг активно використовується на практиці, не дивлячись на відсутність теоретичних робіт з такою назвою. Такий стан пояснюється прагматичністю американців, які основну увагу зосереджують на практичній діяльності організації роботи, а не на її теоретичному обґрунтуванні.

Для Німеччини характерним є свій підхід до формування контролінга. Економічна криза повоєнного періоду була швидко подолана завдяки ефективним законам щодо стимулювання виробництва, особливої потреби у контролінга не було. Лише з середини 50–х років спостерігається деякий інтерес до концепції контролінга. Окремі німецькі автори вказують на те, що і раніше цю концепцію використовували окремі економічні служби німецьких підприємств до того, як вона прийшла із США. В німецькомовну літературу ідеї контролінга прийшли з практики його використання дочерними підприємствами американських корпорацій. Згодом ідеї контролінга були опробувані на підприємствах Німеччини і знайшли поширення не лише на німецьких підприємствах, але й у німецькомовних країнах. У 70-х роках починає розвиватися теоретична концепція контролінга, яку до цього часу знали з окремих публікацій.

Першим в ФРН був створений Інститут контролерів з питань освіти в галузі планування підприємств і обліку.

Починаючи з першої половини 90-х років, ідеї контролінга успішно впроваджуються на підприємствах колишньої НДР, Польші, Чехії. В пострадянських країнах – Росії, Україні та інших – контролінг та його концепція майже не відомі, але певні передумови для його сприйняття та швидкого поширення є. Насамперед, слід згадати принципи госпрозрахунку, які були проголошені ще у 30-х роках, але реалізовані в 60-80 роки. Ці принципи стосувалися планування економічних показників діяльності підприємств за окремими структурними підрозділами та контролю і аналізу відхилень фактичних значень показників від планових. Метою організації госпрозрахунку було зниження витрат та збільшення прибутків. Зрозуміло, що за умов централізованого планування виробництва впровадження госпрозрахунку було обмеженим, але облік показників значно поглиблював інформацію щодо формування собівартості та рентабельності продукції, тобто в якійсь мірі реалізовувалась ідея управлінського обліку, нехай в незначній мірі.

Контроль витрат структурних одиниць підприємства –це один з елементів контролінга. Планування та аналіз, як елементи контролінга та їх методологічний апарат ні в кого не може викликати сумнівів щодо наукового рівня та ефективності практичного застосування. Інша справа, що в новому економічному середовищі вони повинні адаптуватися до вимог сучасного менеджменту.

Отже, система госпрозрахунку хоча й містила в собі певні елементи контролінга (планування, контроль та аналіз показників), але як наука він не міг розвиватися та впроваджуватися в повному обсязі на підприємствах в умовах планової економіки. Контролінг орієнтується на відстеження лінії розвитку окремо діючого підприємства в стратегічному плані в нестабільному конкурентному середовищі та на розробку заходів виживання, а при соціалізмі підприємства не мали свободи підприємництва, не функціонували як самостійні одиниці бізнесу.

Використання минулого досвіду організації господарського розрахунку в якійсь мірі може стати у пригоді в практичному застосуванні контролінга на підприємствах України. Разом з тим слід врахувати, що підприємства працюють в нових умовах, коли діє конкуренція, часто змінюється податкова та кредитна політика, падає попит на продукцію у зв'язку з подальшим зубожінням населення. В цих умовах увага економістів повинна зосередитись не на внутрішніх факторах виробництва, а на змінах оточуючого середовища і швидкого реагування на них.

На систему контролінга впливають гуманітарні і соціальні науки, оскільки при визначенні місії (мети, цілей) підприємства враховуються категорії філософії по відношенню до функціонування бізнесу, категорії соціології і психології колективу й окремих груп. Логіка вимагає раціонального відношення до побудови науки, несуперечливості прийнятих рішень. Нехтування надбанням філософії, психології, соціології та логіки в економічних дисциплінах не тільки збіднює їх пізнавальний апарат, але й може призвести до неправильних рішень, здатних зруйнувати цілісну систему, якою є підприємство.

Статистичні та економіко-математичні науки дають можливість обробляти масиви економічних даних, знаходити тенденції, які характеризують кількісні та якісні зрушення у явищах і процесах під час здійснення господарської і фінансової діяльності підприємства, показують залежності між окремими явищами і процесами.

Блок управлінських наук має важливе значення для спостереження, контролю, прийняття рішень щодо раціональної діяльності підприємства на різних рівнях управління – операційному, тактичному і стратегічному.

Для здійснення управлінської діяльності важливими компонентами є загальнотеоретичні науки, які розкривають закономірності теорії пізнання (що має особливе значення для передбачення майбутнього, розробки стратегії розвитку та ін.), узагальнюють практику застосування теорії у науковому пошуку, пропонують методи прогнозування, стратегічного планування й управління. Теорія інформатики і теорія систем дозволяють краще зрозуміти сутність функціонування створених людьми систем різного типу.

Економічні науки використовуються у системі контролінга як складові стратегічного і тактичного підходу до забезпечення життєдіяльності підприємства. В комплексі ці науки розкривають методику складання планів щодо окремих сторін діяльності економічних об'єктів.

Обліково-аналітичні науки використовуються у якості інструментів, які забезпечують збір та аналіз даних й перетворюють їх в інформацію для менеджерів. Інформація стосується фактичного положення справ і відхилень від прогнозованих даних.

На основі відхилень робиться оцінка дій менеджерів і приймаються управлінські рішення. Контролінг контактує з надзвичайно великою кількістю наук, що свідчить про складність його механізму, викликаного такими обставинами, як нестабільність внутрішніх і зовнішніх факторів діяльності підприємств (конкуренція, ускладнення техніки, технології, управління, пошук ринків збуту, постачальників та ін.), складність організації та координації в загальному циклі управління, інформатизації виробництва та суспільства, відставання процесу прийняття рішень від динаміки змін середовища.