Документарне забезпечення процесу виконання контракту
Оформлення документації. Виконання зобов'язання припиняє його дію для зобов'язуючої сторони. Але остання продовжує залишатися боржником, якщо в неї немає підтвердження про те, що її зобов'язання виконані. Тобто факт виконання МКК повинен бути документально оформлений.
Функція призупинення – тільки пред'явник документів може вимагати від боржника визначеного виконання.
Приклад. Власник транспортної накладної може перерозміщувати товар, але володіння торговим рахунком не дає права вимагати оплати.
Функція розпорядження – такі документи надають усі письмово стверджувані права тільки власнику.
Приклад. Виключне право з транспортного страхування належить тільки власнику транспортного страхового полюсу.
Функція фінансування – визначені документи можуть бути пред'явлені як позичкове забезпечення кредитним інститутом.
Приклад. Якщо банк експортера пред'являє транспортну накладну до оплати інкасо через банк-кореспондент, імпортер знає, що товар знаходиться в дорозі без права відзиву, і платить.
Цінні документи – це документи, в яких письмово підтверджується приватне право, яке може реалізуватись тільки через володіння документом (наприклад, коносаментом).
Доказові документи – ці документи використовуються для спрощеного доказу, але не потрібні для реалізації права (поштова квитанція про відправку).
Документи посвідчення – документи, на підставі яких боржник повинен виконати зобов'язання з доказом звільнення стосовно будь-якого пред'явника (квитанція про прийняття на зберігання).
Контрактні документи – це документи, які підтверджують виконання контракту з іноземним партнером, тобто поставки предмета МКК, його транспортування, страхування, зберігання на складах, проходження через митницю тощо.
Усі міжнародні контрактні документи оформляються на спеціальних бланках та вміщують визначені реквізити. Загальними реквізитами для всіх документів є: назви компаній контрактів, їх адреси, номери телефонів і факсів, назва документів, дата та місце його виписки, номер контракту або замовлення та дата його підписання, номер наряду, відвантажувальної специфікації, назва та опис товару, його кількість (число, місяць, вага, нетто і брутто, кубатура), види планування та маркування.
Залежно від функцій виконання міжнародні контрактні документи можливо поділити на такі групи:
1. Документи для оформлення виробництва експортного товару: доручення на покупку, інструкція з виготовлення, наряд на вивезення зі складу, таблиця фактурування, інструкція з пакування, наряд на внутрішнє транспортування, статистичні документи.
2. Відвантажувальні документи: заявка на фрахтування, інструкція з відправки, доручення на відвантаження, ордер на перевезення, повідомлення про готовність до відправки, ордер на відправку, повідомлення про відправку, повідомлення про розподіл документів, дозвіл на поставку.
3. Фінансові документи: інструкція з банківського переказу, заявка на банківську тратту, повідомлення про інкасовий платіж, повідомлення про платіж за товарним акредитивом, повідомлення про прийняття товарного акредитиву, повідомлення про прийняття документів до оплати по товарному акредитиву, заявка на банківську гарантію, банківська гарантія, гарантійний лист по товарному акредитиву, інкасове доручення форма надання документів, заявка на товарний акредитив, товарний акредитив, повідомлення про відкриття товарного акредитиву, повідомлення про переказ товарного акредитиву, банківська тратта, переказний вексель, простий вексель, боргове зобов'язання.
4. Товаросупроводжуючі документи:
4.1. Торгові документи: комерційний рахунок, рахунок-фактура, рахунок-сертифікація, попередній рахунок, проформа рахунок, специфікація, технічна документація, пакувальний листок, сертифікат якості, гарантійний лист, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.
4.2. Страхові документи: страховий транспортний поліс, страховий кредитний поліс, страховий сертифікат, страхове оголошення, рахунок страховика, коверкот.
4.3. Транспортні документи:
4.3.1. Морські перевезення: морська накладна (фрахтовий лист), штурманська квитанція (розписка), докова розписка.
4.3.2. Залізничні перевезення: залізнична накладна, дорожна відомість.
4.3.3. Повітряні перевезення: авіавантажна накладна.
4.3.4. Автоперевезення: накладна автодорожнього перевезення, бордеро.
4.3.5. Інші способи перевезення: універсальний транспортний документ, документ комбінованого перевезення.
4.3.6. Документи, які можуть використовуватись при всіх способах перевезень: розписки про отримання вантажу, гарантійний лист, підтвердження на фрахтування, заява-вимога про відправку, фрахтовий рахунок, повідомлення про прибуття вантажу, повідомлення про виникнення перешкод при перевезенні вантажу, повідомлення про поставку, вантажний маніфест, фрахтовий маніфест, контейнерний маніфест.
4.4. Транспортно-експедиторські документи: відвантажувальне доручення, експедиторські інструкції, повідомлення експедитором імпортера його агента), повідомлення експедитором експортера, рахунок експедитора, експедиторське свідоцтво про отримання вантажу, повідомлення про відправку, складська розписка експедитора, розписка про отримання товару, товароскладська квитанція, ордер на видачу товару, ордер на обробку вантажів, пропуск на товар, документи на портові збори.
4.5. Складські документи: складська квитанція (розписка), складське свідоцтво, зворотна складська розписка.
4.6. Митні документи: митна декларація, експортна, валютна, імпортна ліцензії, свідоцтво про походження товарів, декларація валютного контролю, заявка на видачу валютної ліцензії, податкова декларація, вантажна декларація, декларація про товари для внутрішнього споживання, декларація про негайне митне звільнення, митне повідомлення про поставку, декларація про небезпечні вантажі, сертифікат (ЮНКТАД), заявка на сертифікат про походження товару, консульська фактура (інвойс), свідоцтво про районну назву, заявка на свідоцтво про контроль якості товару, свідоцтво про огляд, статистичні документи, сертифікат якості, вВетеринарні, санітарні, фітосанітарні та карантинні свідоцтва, декларація про товари для митного транзиту, міжнародна митна декларація (зразок МДП), книжка МДП, декларація ТМТ, книжка АТА, транзитне гарантійне свідоцтво.