Контроль у системі управління торговельним підприємством
Зовнішній контроль здійснюється державними органами, суспільними організаціями, бізнес-партнерами, покупцями. Зовнішній контроль, забезпечує відповідність діяльності торгівельної організації вимогам споживчого законодавства, умовам партнерських взаємовідносин, захисту прав споживачів.
Внутрішній контроль забезпечує адаптацію організації до ситуації, яка складається в ній. Суб'єктами внутрішнього контролю є власники, менеджери, працівники організації та їх представницькі органи.
Таким чином, контроль представляє собою спосіб регулювання діяльності організації шляхом перевірки ходу реалізації планів, завдань, зіставлення фактичних результатів роботи зі встановленими стандартами.
Вимоги до ефективного контролю:
- Відповідність контролю стратегії організації.
- Результативність контролю: система контролю повинна забезпечувати вирішення ключових задач організації.
- Системність контролю.
- Адаптивність контролю: контроль повинний швидко реагувати на зміни, що відбуваються у зовнішньому і внутрішньому середовищу.
- Оптимальність контролю. Зайвий контроль призводить до неефективної втрати засобів на збур непотрібної інформації, її обробку.
- Економічність контролю. Втрати на функціонування системи контролю повинні відповідати ефекту від його проведення.
Суб'єкт контролю – спеціаліст (або їх група), що здійснюють контрольні функції при наявності відповідних повноважень.
Об'єкт контролю складова організаційної системи, по відношенню до якої здійснюється контроль:
- ресурси організації (трудові, матеріальні, технічні, фінансові та інші);
- процеси;
- продукти управлінської праці (рішення, управлінські системи, розробки).
Предмет контролю – характеристики об'єкта контролю, які підлягають контролю (витрати, терміни, результати, якість, кількість).
Стандарти контролю – конкретні результати, стан або дії, ступінь відхилення від яких визначається в процесі контролю.
Процедура контролю – послідовність дій по проведенню контролю.
Методи контролю – способи його проведення.
Засоби контролю – усе те, що використовується в процесі контролю (вимірювальні прилади, засоби накопичення та зберігання інформації, звіти, кошториси та ін).
При проектуванні систем контролю розробник повинний враховувати такі фактори:
- вимоги зовнішнього контролю;
- умови функціонування організації;
- політику адміністрації в галузі проведення контролю;
- ресурси організації, які можуть бути виділені дня проведення контролю;
- рівень інформаційних технологій організації;
- кваліфікацію та рівень зрілості персоналу організації.
В процесі проектування систем слід чітко визначити такі елементи контролю: 1. Цілі. 2. Предмет. 3. Періодичність проведення. 4. Методи та засоби.
При розробці локальних планів контролю визначаються очікувані доходи від їх впровадження. Вони включають:
- очікуваний прямий ефект – приріст прибутку від очікуваного скорочення втрат товарно-матеріальних цінностей, росту обіговості товарних запасів, продуктивності праці, зниження втрат робочого часу;
- очікуваний непрямий ефект – приріст прибутку від очікуваного збільшення попиту в результаті оптимізації структури асортименту, якості товарів, поліпшення обслуговування.
Оцінка ефективності плану контролю здійснюється на підставі зіставлення очікуваних додаткових доходів та кошторису.
Збитки в результаті нестачі товарів скорочують прибуток організації. Понаднормативні втрати відшкодовуються за рахунок персоналу. В результаті на торговельних підприємствах з високим рівнем втрат та розкрадань значно скорочується розмір матеріального винагородження, який реально отримують рядові працівники.
Основну частину втрат підприємства (близько 80%) складають розкрадання, що здійснюються самими працівниками (внутрішні крадіжки) та покупцями (зовнішні крадіжки).
Внутрішні крадіжки складають від 10 до 50% загальної нестачі. Виділяють три форми внутрішніх крадіжок: індивідуальні крадіжки; крадіжки у змові з іншим персоналом; крадіжки у змові з покупцями.
Дентальне місце в програмі заходів з боротьби з розкраданнями займає грамотна робота з персоналом. Найбільш важливий її аспект – впровадження ефективної системи відбору персоналу. Аналіз біографічних даних, інформація і попередніх місці, роботи, наявність рекомендацій, ретельно продумана співбесіда з претендентами на посаду можуть багато розповісти про особистість майбутнього працівника. Доцільно формування банку даних про працівників, які були викриті при крадіжці. Ця інформація може створюватись спільно відділами кадрів декількох магазинів, розташованих на визначеній території.
Використання в процесі відбору спеціальних психологічних тестів дозволяє, виявити серед претендентів осіб, схильних до злодійства.
Прогрими навчання працівників, які безпосередньо контактують з покупцями, повинні бути спрямовані на:
- вивчення методів профілактики магазинного злодійства;
- формування психологічного настрою на боротьбу з крадіжництвом;
- вивчення методів розпізнавання магазинних злодіїв;
- навчання поведінці персоналу при виникненні підозри у крадіжці та при її підтвердженні.
Зниженню рівня злодійства буде сприяти проведення профілактичної роботи серед персоналу. Слід передбачувати інструктування, використання наставництва, інформування персоналу про звільнення, зв'язані з фактами злодійства. Ефективний метод навчання - перегляди відеофільмів, після яких проводиться обговорення способів попередженій крадіжок та методів розпізнавання розкрадачів.
Набір методів профілактики злодійства залежить від форми обслуговування покупців, асортименту товарів, інтенсивності потоків покупців, фінансових можливостей.
Найбільш ефективний засіб – використання електронних систем захисту.
Використовують також психологічні методи впливу на потенційного злодія: об'яви по радіо чи письмово про наявність в торговому залі відео спостереження, про присутність у залі охорони.
Важливим у системі контролю схоронності товарів від розкрадань є стимулювання персоналу за успішну діяльність в цьому напрямку. Необхідно детально продумати систему критеріїв ефективності боротьби з крадіжками та правильно підібрати моральні стимули, які б забезпечили зацікавленість персоналу в активній роботі з вирішення проблем злодійства в магазині.
Джерела:
- Мазаракі А.А. та ін. Економіка торговельного підприємства. /Під ред. Н.М. Ушакової / - К.: “Хрещатик”, 1999. – 800с.
- Бланк И.А. Торговый менеджмент. – Киев: Украинско-Финский институт менеджмента и бизнеса, 1997. – 408 с.
- Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле. – М.: Экономика, 1996. – 191 с.
- Экономика торгового предприятия: Учеб. Пособ. /С.Н. Лебедева, Н.А. Казиначикова и др.- 2-е изд. – Минск: Новое знание, 2002.
- Пигунова О.В. Стратегия коммерческой деятельности предприятия розничной торговли. – М.: Издательско-книготорговій центр “Маркетинг” , 2002.