Суть і мета створення запасів

Запаси – це резерв матеріальних ресурсів підприємства. Запаси можуть відігравати важливу роль в організації ефективного завантаження виробничих потужностей, деякою часткою гасять коливання попиту. Послуги зберігати не можна, однак можна створювати запаси товарів, що використовуються в процесі, чи супроводжують попит.

Таким чином, запаси стають важливим елементом як на виробництві, так і в сфері послуг, наприклад, у роздрібній торгівлі. Крім того, існує безліч інших видів запасів – запасних частин, приладів, видаткових матеріалів, що є в організаціях.

Запаси також мають велике значення і для організації системи календарного планування.

Запаси відіграють центральну роль у раціональній і ефективній діяльності більшості підприємств. їхня висока вартість підвищує значення планування і контролю. На підприємствах створюються три види запасів:

• готової продукції;
• матеріалів (виробничі запаси);
• запаси незавершеного виробництва.

Створення запасів готової продукції викликане тим, що вона, як правило, не може бути відразу відправлена споживачам. Потрібен деякий час для нагромадження партії відправлення, комплекції, пакування, маркірування й оформлення на неї супровідних документів.

В умовах ринкових відносин ці запаси можуть відігравати роль регулятора ринкового попиту і ціни на продукцію підприємства. їх ще називають збутовими, чи товарними, тому що вони обслуговують процес товарного звертання. До запасів готової продукції часто відносять і запчастини до товарів, що випускаються і підлягають реалізації споживачу, і частини для продуктів фірми, особливо якщо вони пропонуються покупцям як сервісна послуга.

Єдиний пов'язаний з ними ризик полягає в тому, що їх можуть використовувати у виробництві. Запасні частини для устаткування можуть зберігатися або на виробництві, або в постачальника чи у його агента.

Будь-який товар, що знаходиться в стані запасу готової продукції, може бути відправлений покупцю в будь-який час. Основна причина створення подібних запасів полягає в тому, щоб роз'єднати виробництво і попит, так щоб обслуговувати непередбачений чи передбачуваний непостійний ринок можна було без зайвої зміни обсягу виробничих потужностей. Інші причини містять у собі:

• ефективність витрат. Іноді буває вигідніше випустити велику партію, навіть якщо реальний попит невеликий;
• помилки. Продукти надвиробництва, товари, виконані за неправильними термінами чи виконані за скасованими пізніше замовленнями, вимушено попадають у запаси готової продукції.

До виробничих запасів відносяться матеріали, що надійшли на підприємство, але ще не піддані переробці в процесі виробництва. Ці запаси звичайно зберігаються на складах служби постачання й у невеликих кількостях на робочих місцях.

Головна причина створення запасів – періодичність надходження матеріалів (диктується місткістю засобів транспортування і відстанню перевезення) і періодичність потреби даного виду ресурсів на виробництві (залежить від технологічного процесу).

Під сировиною і матеріалами розуміються всі закуповувані товари, що стають частиною продукції, яка випускається, у виробництві для перетворення сировини в готовий виріб може вимагатися величезна робота, у той час, як у торгівлі матеріали – не більше ніж пакування чи рекламно-представницькі елементи.

Проте принципи управління збереженням запасів і там, і там однакові. Запаси сировини і матеріалів створюються з таких причин:

• постачання ненадійні;
• вигідніше закуповувати у запас, ніж жити надголодь;
• при прийманні необхідна тривала перевірка;
• безпека (багато операційних менеджерів і фахівців із закупівель почувають себе незатишно, якщо запаси підходять до кінця).

Під запасами незавершеного виробництва розуміють матеріали, що знаходяться на проміжних стадіях виробничого процесу Даного підприємства. Бони піддаються технологічній переробці, у результаті чого поступово міняються їхні властивості, зростає вартість і з'являються нові види продукції.

Завжди існує якесь незавершене виробництво, оскільки для перетворення сировини і матеріалів у готовий виріб потрібен час, на проміжних стадіях виробництва з'являються напівфабрикати – продукти, обробка яких уже почалася, але ще не завершена в циклі виробництва. Частина напівфабрикатів понад цей мінімум потрапляє в запас з таких причин:

• затримок у роботі, викликаних збоями в графіках і тривалими міжопераційними транспортуваннями;
• створення проміжних запасів у вигляді буфера за наявності «вузьких місць» чи для прискорення випуску готових виробів у випадку підвищеного попиту (за допомогою заморожування готових страв і мікрохвильових печей у сфері харчування готову продукцію вдається запасати набагато ближче до фінальної стадії і тим самим швидше обслуговувати клієнтів).

Окремо варто відзначити питання створення стратегічних запасів. Стратегічні запаси створюються для інших цілей, ніж для підтримки діяльності організації в повному значенні цього слова, запаси сировини і матеріалів можуть створюватися через очікувані зміни в середовищі постачальників чи політичної нестабільності в країні, здатних негативно позначитися на майнових постачаннях чи на конкуренції. Ніяких загальних рекомендацій з ведення стратегічних запасів дати не можна, більше того, ця сфера взагалі знаходиться поза компетенцією виробничого менеджера.

Отже, всі фірми, незалежно від сфери виробництва, зберігають певний запас товарно-матеріальних цінностей. При цьому вони керуються такими міркуваннями:

1. Забезпечення незалежності своєї виробничої діяльності. Запас матеріалів на робочому місці забезпечує певну гнучкість виробництву. Наприклад, у зв'язку з неминучістю витрат часу на переналагодження для кожного нового виробу наявність товарно-матеріального запасу дозволяє скоротити втрати часу.
2. Незалежність робочих місць бажана і на складальних лініях. Час, який потрібен на виконання ідентичних операцій, природно міняється від одного виробу до іншого. Тому на робочому місці бажано мати запас з декількох деталей. Це забезпечує високу сталість продуктивності.
3. Необхідність урахування коливань попиту на продукцію. Якщо попит на продукцію відомий точно, її можна виготовляти в точній відповідності з цим попитом (хоча це і не завжди економічно виправдано). Однак звичайно попит неможливо визначити абсолютно точно, і тому, щоб згладити коливання попиту, необхідно підтримувати певний резервний, чи буферний запас готової продукції.
4. Забезпечення гнучкості виробництва. Наявність товарно-матеріальних запасів дозволяє послабити тиск обсягу випуску продукції на виробничу систему. Запас дозволяє збільшити час підготовки до випуску продукції, що в свою чергу дає можливість спланувати більш рівномірний і дешевий виробничий процес завдяки випуску більших партій продукції. Наприклад, при високих витратах на розміщення замовлення вигіднішим є випуск великих обсягів готової продукції.
5. Забезпечення захисту від коливань періоду постачання сировини. Коли в постачальника замовляють той чи інший матеріал, можуть виникати різні затримки, викликані рядом причин. Серед цих причин можна відзначити звичайні коливання тривалості доставки; дефіцит матеріалу на заводі постачальника, що викликає затримки у виконанні замовлення; несподіваний страйк на заводі постачальника чи в одній з компаній, що займаються доставкою продукції; втрату замовлення і доставку дефектного чи не того матеріалу, що був потрібний замовнику.
6. Використання переваг економічного розміру замовлення на закупівлю. Розміщення замовлення пов'язане з певними витратами: витрати праці, телефонні переговори, набір відповідних текстів на комп'ютері, пересилання поштою і т.п.

Таким чином, чим більший обсяг кожного окремого замовлення, тим меншою є кількість замовлень, які необхідно підготувати. Крім того, витрати на доставку також свідчать на користь більш великих замовлень: чим більший обсяг постачання, тим менші витрати на одиницю продукції, що поставляється.

Розглядаючи кожну з названих причин (особливо це стосується п.п. 3, 4 і 5), варто пам'ятати, що підтримка запасу пов'язана з певними витратами і що великі запаси в загальному випадку небажані. Необхідність створення великих запасів звичайно зумовлена надмірно тривалими циклами постачань.

Джерело – глава з навчального посібника:

Внутрішній економічний механізм підприємства: навчальний посібник / В.М. Гончаров, Н.В. Касьянова, Н.В. Вецепура, Д.В. Солоха та ін.. – Донецьк: СПД Купріянов В.С., 2007. – 284 с.