Проблеми в організації процесу закупівлі товарів
Можливості збуту підприємства значною мірою визначаються наявністю відповідних товарних запасів. Торговельні підприємства і виробники, що пропонують широкий асортимент, поряд з власною продукцією використовують закупівлю для створення і підтримки необхідного рівня товарних запасів . Одним із предметів оптимізації оргструктури підприємства є управління товарними запасами, взаємодія закупівлі і збуту в цьому питанні.
Інтереси збуту, закупівлі і підприємства в цілому в області управління товарними запасами часто не збігаються. Збут воліє мати значні товарні запаси по кожній товарній групі максимально широкого асортименту, щоб бути в змозі негайно задовольнити будь-яку заявку покупців. Процес планування надходження товарів здійснюється на торговельному підприємстві за наступними основними етапами:
- Аналіз надходження товарів на підприємство в перед плановому періоді.
- Визначення планового об'єму і структури надходження товарів на підприємство.
- Визначення планового об'єму і джерел закупки необхідних товарів.
- Забезпечення ритмічності і оптимізації партії товарів на підприємстві.
Під час закупівлі товарів часто виникає низка проблем. Розглянемо проблеми, що найчастіше виникають в процесі закупівлі та можливі варіанти виходу з них.
Проблема 1: вихід ситуації з-під контролю. На перший погляд, хід закупівлі йде успішно: товар відвантажується, договори та заявки виконуються, оплата проводиться. Але раптом в дорозі зламалась машина з товаром або постачальник, отримавши передоплату зникає «із зони досяжності». Які міри можна вжити в такій ситуації?
Перш за все, слід систематизувати всі минулі помилки і розробити систему заходів, що допомагають уникнути їх повторення.
Якщо потрібний товар регулярно закінчується раніше, ніж надходить нова партія, то при плануванні закупівель слід додати до необхідної кількості товару 10-15%. Також доцільно розробити інструкцію з оформлення документів і відправляти її кожному новому постачальнику.
Можна вести статистичний облік авральних закупівель: коли, який товар, в якій кількості, на яку суму і з якої причини довелося позапланово купити.
Наявність реєстру «надзвичайних» постачальників товарів і послуг дозволить оперативніше відреагувати на ускладнення, що виникли в процесі закупівель.
Проблема 2 – пастка низьких цін. Зазначена проблема виникає тоді, коли пропонується потрібний товар за нереально низькими цінами. До такої пропозиції слід поставитись максимально серйозно і проаналізувати її за допомогою наступних дій:
- перевірка якості партії;
- запит документів, що підтверджують якість (сертифікат або декларацію відповідності, паспорт, якісне посвідчення тощо);
- після чого (ще до укладання угоди) особиста перевірка.
Проблема 3 – відсутність інформації. Проблема виникає через відсутність можливості регулярно вивчати ринок і збирати інформацію. Найкращий спосіб вирішення – це отримання інформації через який-небудь професійний сайт, пов'язаний з даним товаром, підписка на безкоштовну розсилку новин або на платну розсилку оглядів ринків і цін.
Проблема 4 – помилки планування. Вирішення полягає в переходів від стихійного планування до систематичного. Для цього необхідно використовувати системний підхід; вести статистику закупівель і витрат (використання) товарів або послуг за попередні періоди; здійснювати регулярний розрахунок потреб в товарі; проводити експертні оцінки ймовірності виникнення; розробляти запасні варіанти.
Проблема 5 – відсутність вибору. Відсутність вибору – один з найбільш неприємних моментів у будь-якій діяльності, тому, для успішного виходу з такої проблеми потрібно визначити і зважити всі плюси і мінуси ситуації.
Для початку слід розділити проблеми на ті, що розв'язуються, та ті, що не розв'язуються. І, відповідно, почати вирішувати те, що можна вирішити, і змінити своє ставлення до того, що не можна.
Проблема 6 – несвоєчасність розрахунків з постачальниками. Вирішення даної проблеми має декілька варіантів, зокрема:
- варіант конструктивний, який передбачає часткову оплату за поставлений товар;
- варіант правдиво-емоційний, що полягає у схилянні постачальника до загальнолюдських цінностей і щедрих обіцянках майбутніх вигод;
- варіант оптимістичний, який полягає у отриманні з ситуації максимальної користі для компанії;
- варіант мудрований, застосовується, коли справи зовсім погані, але не безнадійні. Можна запропонувати постачальнику укласти договір факторингу або в якості оплати взяти готову продукцію (якщо така є).
Проблема 7 – фактор сезонності. Існує цілий ряд товарів, які характеризуються чітко вираженими сезонними коливаннями цін, викликаними або проявами сезонного дефіциту, або достатком товарів, або сезонними коливаннями попиту. Хорошим варіантом згладжування фактора сезонності можна вважати річний контракт з виробником товару, в якому розписаний точний графік поставок і фіксована ціна.
Проблема 8 – відсутність позитивного контакту з референтними особами. Частково цю проблему можна віднести до комунікативних. В такій ситуації потрібна робота над особистими лідерськими якостями, розвиток вміння працювати в команді. Проблема 9 – підозри. Прийшов неякісний товар чи затрималася поставка, знизилася ціна на ринку після підписання договору, чи відмовився постачальник задовольнити претензію – у всьому цьому звинувачують менеджера з закупівлі. Виходом з такої ситуації є візування договору різними фахівцями, щоб було зрозуміло, що рішення було прийнято не одноосібно. Всі переговори і ділове спілкування з постачальниками повинні бути задокументовані (або у вигляді звітів, або у вигляді ділового листування).
Проблема 10 – авральний режим роботи. Вихід – перехід на креативний тайм-менеджмент. Якщо не вдається впорядкувати робочий час і викроїти кілька годин для вирішення складних і заплутаних питань, які обов'язково супроводжують закупівельну діяльність, слід застосувати метод «невідкладність». Якщо виникає термінове або не дуже термінове, але важливе питання, негайно слід відкласти всі справи і відразу вирішувати його.
Проблема 11 – необхідність роботи з паперовими документами. Якщо компанія не планує в найближчому майбутньому переходити на електронний документообіг, єдиний вихід – завести спеціальний реєстраційний журнал і записувати туди всі документи, з якими доводиться мати справу, а також здавати їх відповідальним особам на підпис.
За даними консалтингових компаній, при роботі з паперовими документами близько 15% всіх документів втрачається безповоротно, до 30% робочого часу співробітників йде на пошук потрібної документації, а кожен документ в середньому доводиться копіювати від 3 до 10-12 разів. Часто буває, що документи, які здаються в бухгалтерію для оплати або обліку зникають безповоротно.
Отже, асортимент та кількість продукції підприємства мають бути максимально оптимізованими. Однак до цього можна прийти лише після закупівлі партії товару та наступного аналізу продажів. Вирішення основних проблем закупівлі може забезпечити максимально оптимальні обсяги поставок.
Джерело: Турчак В.В., Дякова Д.В. «Проблеми в організації процесу закупівлі товарів та напрямки їх вирішення»