Системи управління запасами
Система управління матеріальними запасами на підприємстві – це сукупність правил і способів регулювання, завдяки яким можна контролювати рівні запасів і визначати, які потрібно підтримувати, який запас доцільно поповнювати і яким може бути обсяг замовлення.
Система управління запасами реалізує організаційну структуру і поточну політику безперервної роботи заводу. Система управління виробничими запасами проектується з метою безперервного забезпечення виробничої діяльності підприємства всіма потрібними ресурсами. Реалізація цієї мети досягається вирішенням таких завдань: облік поточного рівня запасу на складах різних рівнів; визначення розміру замовлення; визначення інтервалу між замовленнями.
В теорії управління запасами було розроблено основні системи управління ними, з яких найпоширенішими є:
- система управління з фіксованим розміром замовлення;
- система з постійним рівнем запасів;
- система зі встановленою періодичністю поповнення запасів до постійного рівня;
- система «мінімум-максимум;
- система «точно в строк»;
- різновиди системи «канбан».
Ефективність системи управління запасами залежить від виду попиту на конкретний тип запасів. Теорія менеджменту виділяє незалежний і залежний попит.
Незалежний попит – коли попит на ресурси не обумовлений планами виробництва інших виробів. Прогнозувати його значно складніше, ніж залежний попит.
Предмет має залежний попит, якщо його використання прямо пов'язане з планами виробництва інших виробів. Цей вид попиту існує в основному на матеріали і комплектуючі вироби, які використовуються при виробництві продукції.
Система управління запасами при залежному попиті на продукцію має нагоду чітко планувати потреби виробництва в матеріальних ресурсах, оскільки в цій ситуації основою планування є план виробництва. Метою такого планування матеріальних потреб є забезпечення виробничого процесу лише тим, що безпосередньо необхідне для виконання планів поточного періоду.
При залежному попиті управління запасами здійснюється на основі двох моделей: модель з фіксованою кількістю запасів, їх обсягу і модель з фіксованим періодом часу.
Модель з фіксованою кількістю запасів, їхнім обсягом передбачає постійний контроль рівня запасів.
У момент зменшення кількості запасів нижче від встановленого рівня видається замовлення на їхнє поповнення і завжди замовляється одна і та ж кількість виробів. Отже, фіксованими величинами в цій системі є рівень запасів, при якому повторюється замовлення, і кількість замовлених виробів. Система управління запасами за фіксованою кількістю продукції є ефективною за таких умов:
- висока питома вартість виробів, які поставляються;
- високі витрати збереження матеріально-технічних запасів;
- високий рівень збитків у разі відсутності запасів;
- знижка в ціні залежно від замовленої продукції;
- відносно непередбачений або випадковий характер попиту.
В моделі з фіксованим обсягом проводиться наступне замовлення на поставку, коли запас матеріалів знижується до певного рівня. Це може відбутися у будь-який момент, залежно від швидкості споживання матеріалів. В той же час в моделі з фіксованим періодом наступне замовлення здійснюється через певний (контрольний) період часу.
При виборі системи управління запасами потрібно враховувати такі додаткові відмінності між ними:
- модель з фіксованим періодом в середньому має більший запас, оскільки його може вистачити до моменту наступних поставок через фіксований інтервал часу. В моделі з фіксованим обсягом ніякого фіксованого періоду поставок не передбачається, тому що наступні поставки здійснюються за потребою і додаткового запасу на деякий час створювати не потрібно;
- модель з фіксованим обсягом використовують для управління запасами дорогих матеріалів, оскільки ця модель забезпечує менший розмір запасу. Ця модель більше підходить до важливих матеріалів, які ще називають критичними, оскільки в ній передбачається більш строгий контроль за запасами, і більш швидка реакція на вичерпання запасу.
Принцип дії системи з фіксованим обсягом замовлення ґрунтується на визначенні конкретного моменту часу, коли потрібно розміщувати замовлення відповідно до певного рівня запасу (точка замовлення), а також величини цього замовлення.
Точка замовлення – це завжди точне визначення кількості матеріалів. В мить, коли рівень запасів досяг цієї точки, проводять наступне замовлення. Рівень запасів визначається як залишок матеріалів перед попередньою поставкою плюс кількість отриманих матеріалів при попередній поставці, мінус витрачена кількість матеріалів.
Потреба в матеріальних ресурсах визначається з урахуванням галузевих особливостей підприємств у такому розрізі:
- потреба в сировині і матеріалах;
- потреба в паливі і енергії;
- потреба в оснащенні.
План потреб в матеріальних ресурсах підприємства складається в чотири етапи.
На першому етапі розробляється проект плану у формі заявок з визначенням потреб по окремих видах матеріальних ресурсів. Початковою базою для цього є стратегічний план підприємства і досягнуті показники споживання ресурсів в попередній рік до планового.
На другому етапі проводиться аналіз ефективного використання матеріальних ресурсів і проект плану матеріально-технічного забезпечення коректується на основі уточнення виробничої програми, завдань щодо упровадження нової технології, скоректованих норм витрат матеріалів і виробничих запасів.
На третьому етапі проводиться аналіз ринку матеріальних ресурсів, оцінюється доцільність закупівель того чи іншого ресурсу або виготовлення його власними силами і ухвалюється відповідне рішення.
На четвертому етапі складаються баланси матеріально-технічних ресурсів з визначенням кількості матеріалів і джерел їхніх закупівель.
Одночасно з цим в плані матеріально-технічного забезпечення визначаються постачальники і терміни поставок матеріалів. При складанні цього розділу плану враховують повну потребу в матеріальних ресурсах, потрібних для виробництва продукції, для експериментальних і ремонтних робіт, виготовлення технологічних інструментів.
Потребу в матеріальних ресурсах розраховують відділ матеріально-технічного забезпечення з відділами головного механіка, головного енергетика, технічним і планово-економічним відділами. Потребу в матеріальних ресурсах визначають на рік, квартал і місяць. В квартальних планах конкретизується номенклатура матеріальних ресурсів і час їхнього надходження на підприємство.
Місячні плани передбачають оперативне забезпечення матеріалами відповідно до виділених фондів і встановлених термінів поставок на робочі місця.
Початковими даними для розробки планів матеріально-технічного забезпечення є: план випуску продукції, обсяги капітального виробництва, план технічного розвитку, нормативи і норми витрат матеріалів.
Потреби в матеріально-технічних і енергетичних ресурсах визначаються в натуральній і вартісній формах з метою узгодження цього розділу плану з планом собівартості, прибутки, рентабельності і фінансовим планом.
План матеріально-технічного забезпечення є одним з розділів плану економічного розвитку підприємства. В нього включається кількість сировини, основних і допоміжних матеріалів, комплектуючих виробів, напівфабрикатів і інших матеріальних запасів, необхідних для виконання виробничої програми.
Планування матеріальних ресурсів передбачає визначення потреби в ресурсах з асортименту, номенклатури; розрахунок планових цін і складання номенклатурного цінника; встановлення прогресивних, технічно обґрунтованих норм витрат сировини і матеріалів на одиницю продукції; встановлення прямих зв'язків з постачальниками на основі договорів. Планування потреб в ресурсах здійснюється на основі наукових методів. Методи потреби в матеріалах – це способи встановлення кількості матеріальних ресурсів, потрібних для здійснення виробничої й іншої діяльності підприємства.
В практиці планування матеріального забезпечення використовують різні методи визначення потреби в матеріалах залежно від наявності необхідних даних, специфіки технологічних процесів виготовлення продукції, призначення матеріалів і інших особливостей виробництва і споживання матеріалів.
До них відносяться: метод прямого розрахунку, аналогії, за типовими нормами, динамічними коефіцієнтами, математично-статистичні методи і балансовий метод. Найпрогресивнішим є метод розрахунку, який дозволяє отримати науково обґрунтовану величину планових витрат матеріалів. Цей метод має багато різновидів залежно від норм, які використовуються (на деталь, виріб), а також від виробничої програми.
В машинобудівних галузях потребу в матеріалах визначають окремо на певні вироби і в цілому по заводу.
Потреба в матеріалах на вироби розраховується детально за нормами на кожну деталь, яка є складовою виробу, і для кожного виду матеріалів окремо. На основі по детальних норм складають зведену норму потреб матеріалів на виріб.
Річну потребу в основних матеріалах визначають шляхом множення технічно обґрунтованих норм на виробничу програму, включаючи запасні частини. Аналогічно визначають потребу в напівфабрикатах, готових деталях, вузлах, які одержують за кооперативними поставками. Потребу в матеріалах можна розраховувати за допомогою динамічних коефіцієнтів матеріаломісткості продукції за основними її видами або за динамікою випуску продукції і витрат матеріальних ресурсів.
Складовою частиною річної потреби підприємства в матеріальних ресурсах є потреба в створенні виробничих запасів сировини і матеріалів.
Розмір виробничих запасів залежить від:
- величини потреб в різних видах сировини і матеріалів;
- періодичності виготовлення продукції підприємствами-постачальниками;
- періодичності запуску сировини;
- сезонності поставок матеріалів;
- співвідношення транзитної складської форми забезпечення;
- розміру транзитних поставок.
Величина виробничого запасу обґрунтовується його нормою, тобто середнім запасом матеріалів в днях його середньодобового споживання і планується на кінець року як перехідною.
Середньодобові витрати визначаються шляхом розподілу загальної потреби в матеріалі на кількість календарних днів в періоді, за рік вважається за 360 днів, квартал – за 90. Інтервал поставки визначається різними способами (средньозваженими, на основі мінімальної норми відпустку даного матеріалу і т.д.).
Основним джерелом надходження ресурсів є виробництво. Розміри надходжень за цією статтею встановлюються з урахуванням наявних виробничих потужностей і їхньої заміни в плановому періоді у зв'язку з додатковим введенням і вибуттям основних фондів, забезпеченості виробничої програми сировиною, матеріалами, паливом, кваліфікованою робочою силою, засобами відповідно прогнозованому випуску продукції, потреби в ній народного господарства.
Для визначення можливих розмірів надходжень даної продукції обчислюють планову середньорічну величину виробничих потужностей на підставі даних про очікувану наявність їх на початок планового періоду, а також про середньорічне їхнє введення і убування.
Випуск продукції залежить не тільки від величини виробничих потужностей, а і від ефективності їхнього використання. Тому слід проаналізувати можливості збільшення віддачі основних виробничих фондів на підприємствах, які випускають дану продукцію.
З деяких видів промислової продукції важливим джерелом надходжень є імпорт. Його величина визначається на підставі торговельно-економічних угод нашої держави і окремих фірм з іншими країнами і закордонними фірмами.
Залишки продукції у постачальників, на базах і складах підприємств оптової торгівлі і торгово-посередницьких організацій на початок планового періоду також є джерелом надходжень для задоволення народногосподарських потреб.
Значну питому вагу за багатьма видами матеріальних ресурсів мають інші надходження за рахунок державних резервів, вторинних матеріальних ресурсів, повторного використання і т.п.
Виконані розрахунки дозволяють розробити необхідні заходи для того, щоб збалансувати потреби і ресурси, а також для досягнення певних наявних пропорцій в розвитку народного господарства.
План закупівель матеріальних ресурсів складається на основі балансів, в яких зіставляються потреби в ресурсах з джерелами їхнього забезпечення. Основними джерелами забезпечення потреб в матеріальних ресурсах є:
- очікувані залишки матеріальних ресурсів на початок планового року;
- закупівлі у інших суб'єктів господарювання;
- мобілізація внутрішніх резервів;
- власне виробництво.
До очікуваних ресурсів включають:
- кількість матеріалів, які постачальники мають відвантажити до кінця року відповідно до договору попереднього періоду;
- фактично отримані матеріали за період від дати, на яку встановлено фактичний залишок матеріалів, до моменту складання плану;
- матеріали, які знаходяться в дорозі на час складання плану;
- надходження матеріалів з рахунку місцевих, децентралізованих джерел.
Важливим резервом матеріального забезпечення на підприємствах є мобілізація внутрішніх ресурсів завдяки:
- економії матеріалів на основі проведення організаційно-технічних заходів;
- утилізація відходів виробництва;
- повторне використання матеріалів і оснащення шляхом ремонту і реставрації запасних частин, спецодягу, вторинного використання вугілля;
- використання наднормативних запасів, своєчасна реалізація непотрібних матеріалів іншим організаціям.
Щоб ефективно конкурувати на світових ринках, підприємство повинне мати надійних постачальників з доступними цінами і точними поставками. Керівництву служби МТО потрібно скласти список своїх постачальників і створити програму співпраці з ними для поліпшення технічних можливостей постачальників, якості доставок і вартості ресурсів.
Останнім часом плануються закупівлі «точно у термін». Закупівля «точно в строк» є головним елементом системи «точно в строк», яка є комплексом заходів, що здійснюються для досягнення масштабного виробництва з використанням мінімальної кількості матеріальних запасів». Метод «точно у термін» базується на логістичній концепції – «ніщо не проводитиметься, якщо в цьому немає потреби».
Потреба у виробництві створюється поточним попитом на надану продукцію, коли виріб було продано, ринок, відповідно з даною концепцією, «витягає» його з кінцевої виробничої стадії. І це є сигналом для початку роботи виробничого конвеєра, де кожний працівник відразу «витягає» наступну деталь з попередньої ділянки руху матеріального потоку аж до початкової сировини.
Щоб забезпечити безперервність такого «витягаючого процесу», УІТ вимагає високої якості продукції на кожній стадії виробництва, чіткого виконання постачальниками своїх договірних зобов'язань і правильного прогнозування попиту на готову продукцію.
Ця система застосовується при серійному виробництві. Реалізація закупівель «точно у термін» базується на договорах з постачальниками на поставку малих партій матеріалів безпосередньо на підприємства в точно встановлений час. Це можуть бути щоденні поставки, поставки двічі на день, а іноді і почасові поставки певних компонентів. Особливостями цієї системи є: зменшення розмірів партій; короткий термін виконання замовлень і висока надійність; висока якість матеріалів.
Кінцева мета закупівель «точно у термін» – підбір єдиного надійного постачальника для кожного комплектуючого і об'єднання декількох комплектуючих, які поставляються різними постачальниками. Результатом буде зменшення кількості постачальників.
Ця система (як діюча концепція) є популярною для багатьох підприємств, але не потрібно вважати її єдиною, у багатьох випадках виправданою закупівлею у багатьох постачальників.
Багато матеріалів, деталей і їхні постачальники є основними для безперебійної роботи підприємств, а будь-які збої в роботі постачальників можуть істотно вплинути на роботу підприємств-споживачів таких ресурсів.
Удосконалення внутрішнього матеріального потоку тісно пов'язане з системою забезпечення робочих місць. Головним напрямом вдосконалення системи забезпечення робочих місць є максимальне звільнення виробничих підрозділів від виконання функцій матеріального забезпечення на основі концентрації і спеціалізації цієї діяльності в службі постачання за участю інших підрозділів, зайнятих обслуговуванням основного виробництва. Урешті-решт кінцем йдеться про використання істотного резерву підвищення продуктивності праці шляхом включення системи живлення робочих місць в єдину технологію виробництва і доведення її організації до рівня технології виробництва.
Дотепер найбільше розповсюдження має так звана пасивна система забезпечення робочих місць, коли цехи-споживачі своїми силами і засобами доставляють отримані на складах матеріальні ресурси в цехові комори або на виробничі дільниці.
Більш економічною і ефективною є активна система постачання, за якою матеріальні ресурси, що відпускаються з складів, доставляються цехам в централізованому порядку за наперед узгодженими календарними графіками. Доставка цехам матеріалів проводиться силами складського господарства на транспорті, закріпленому для цих цілей за службою постачання підприємства.
Централізована доставка матеріалів в цехи може здійснюватися за чотирма основними схемами:
- доставка матеріалів з одного складу одному цеху. Ця схема, як правило, застосовується в тих випадках, коли одноразова подача матеріалу в цех забезпечує достатньо повне використання вантажопідйомної сили транспортних засобів;
- доставка матеріалів з одного складу декільком цехам. Подібна схема найбільш прийнятна при доставці кожному цеху матеріалів в невеликих кількостях спеціалізованими транспортними засобами (наприклад, паливно-мастильних матеріалів, газів в балонах);
- доставка матеріалів з одного складу декільком цехам. Ця схема використовується в тих випадках, коли необхідно доставити вироби або матеріали, що становлять повний комплект, з декількох складів, близько розташованих один від одного;
- доставка з декількох складів декільком цехам. Дана схема доцільна в тих випадках, коли схеми 2 і 3 не забезпечують повного завантаження транспорту. Ця схема доставки, як і попередня, може бути використана тільки в тому випадку, якщо правила безпеки і вимоги збереження якості матеріалів допускають сумісне перевезення різнорідних матеріалів.
Перша і друга схема доставки не вимагають організації спеціальної структурної одиниці в системі служби постачання для планування і регулювання доставки матеріалів в цехи. Працівники, зайняті доставкою матеріалів, і транспортні засоби закріплюються за відповідними матеріальними складами. Весь комплекс питань, пов'язаних з доставкою матеріалів в цехи, розв'язується самим складом.
Для здійснення централізованої доставки за третьою і четвертою схемами необхідна організація в службі постачання спеціального транспортно-диспетчерського бюро, до складу якого входять диспетчери і відповідна кількість бригад.
Організація централізованої доставки матеріалів в цехи, як правило, базується за наперед узгодженими календарними графіками. Необхідна для цих цілей документація може бути підрозділена на дві групи:
- документи для оформлення відпустки матеріалів з складу і їхнє приймання цехом-споживачем (лімітні карти, лімітні відомості і вимоги);
- документи для регулювання і контролю термінів подачі матеріалів в цехи і їхньої кількості в межах встановленого ліміту.
З метою скорочення документообігу, яким оформляється відпуск матеріалів з складів і їхня доставка в цехи-споживачі, доцільним є єдиний документ – ліміту – графіка, який може служити і як календарний план доставки матеріалів в цех. Такий документ має оформлятися на групу однорідних матеріалів, що подаються в цех з одного складу. Застосування ліміту-графіка дозволяє відмовитися від різного оформлення план-карт і лімітних відомостей.
Перехід до системи активного постачання виробництва матеріалами вимагає великої попередньої організаційно-технічної підготовки. Перш за все має бути вдосконаленою система оперативно-календарного планування виробництва, тому що тільки на цій основі цехи можуть скласти обґрунтовані графіки подачі матеріалів.
Мають бути ретельно проаналізовані і були вибрані раціональні схеми доставки матеріалів. На загальнозаводських і цехових складах потрібно провести певну реконструкцію: прокласти під'їзні шляхи до місць навантаження і вивантаження, забезпечити майданчики для розвантаження і зберігання доставлених матеріалів, оснастити склади необхідними засобами механізації. Проведення цих заходів дозволяє забезпечити чітке і ритмічне постачання цехів матеріалами і значно скоротити витрати, пов'язані з доставкою.
Ефективність організаційних форм управління матеріальним потоком досягається, по-перше, збільшенням обсягу централізованого постачання виробництва, яке забезпечує зниження трудових, експлуатаційних і капітальних витрат завдяки тому, що вивільняються основні і допоміжні робочі виробничих цехів, які займаються доставкою вантажів, а також допоміжних робочих складських і транспортних підрозділів завдяки поєднанню професій.
Поліпшення організації руху матеріалів забезпечує скорочення кількості транспортних засобів, яка досягається підвищенням коефіцієнтів використання транспорту в часі і вантажопідйомності; по-друге, концентрацією складського і транспортного устаткування, що сприяє поліпшенню використання основних фондів транспортно-складського господарства; це виражається в скороченні амортизаційних витрат, матеріальних витрат на поточний ремонт і утримання; по-третє, комплексним плануванням матеріального потоку, що дозволяє упорядкувати вантажопотоки і в результаті скоротити транспортні витрати, ліквідувати нераціональні перевезення вантажів на складах підприємства, понизити трудові витрати на навантажувально-розвантажувальних роботах.
Джерело – глава з навчального посібника:
Внутрішній економічний механізм підприємства: навчальний посібник / В.М. Гончаров, Н.В. Касьянова, Н.В. Вецепура, Д.В. Солоха та ін.. – Донецьк: СПД Купріянов В.С., 2007. – 284 с.