Облік і контроль матеріалів

Завдання обліку і контролю матеріалів. Матеріальні ресурси, будучи предметами праці, забезпечують разом із засобами праці і робочою силою виробничий процес підприємства, у якому вони використовуються одноразово. Собівартість їх повністю передається на щойно створений продукт. Питома вага матеріалів у собівартості виготовленої продукції становить понад 70%, а в хімічній промисловості – до 85%.

Займаються питаннями планування контролю й обліку виробничих витрат і калькулювання собівартості продукції технологічні служби підприємства, матеріально-технічного забезпечення і бухгалтерського обліку – як контролюючий орган.

Основні завдання контролю обліку в галузі зниження собівартості продукції в частині раціонального використання матеріалів, зниження норм витрат, забезпечення належного зберігання матеріалів, їх збереженості:

• контроль за збереженістю матеріальних цінностей у місцях їхнього зберігання і на всіх стадіях обробки;
• правильне і своєчасне документування всіх операцій щодо руху матеріальних цінностей, виявлення і відображення витрат, пов'язаних з їх виготовленням, розрахунок фактичної собівартості витрачених матеріалів і їхніх залишків по місцях зберігання;
• систематичний контроль за станом запасів;
• своєчасне здійснення розрахунків з постачальниками матеріалів, контроль за матеріалами, які знаходяться в дорозі, невідфактурованими постачаннями.

Для забезпечення контролю за збереженістю матеріальних ресурсів велике значення мають організація постачання на підприємствах, стан складського і ваговимірювального господарства. Всередині складів матеріали повинні розміщуватися по секціях, потім за типосорторозмірами у штабелях, на стелажах і на полицях з таким розрахунком, щоб забезпечити можливість швидкого їхнього приймання, відпускання і перевірки наявності.

З цією ж метою в місцях зберігання матеріалу прикріплюється ярлик. Склади повинні бути повністю забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами і мірною тарою.

Для виконання завдань з обліку матеріалів необхідно:

• мати номенклатуру-цінник;
• встановити чітку систему документації і документообігу;
• проводити у встановленому порядку інвентаризацію і контрольні вибіркові перевірки залишків матеріалів, вчасно відображувати в обліку їх результати.

Для організації обліку матеріалів на підприємствах розробляється номенклатура-цінник. Номенклатура – систематизований перелік найменувань матеріалів, напівфабрикатів, запасних частин, палива й інших матеріальних цінностей, використовуваних на даному підприємстві. Якщо ж у номенклатурі вказана облікова ціна кожного виду матеріалів, то вона називається номенклатурою-цінником.

Для обліку руху матеріалів застосовується облікова документація, яка відповідає вимогам основних положень щодо обліку матеріалів. Кількість екземплярів документів, що виписуються, повинна бути мінімальною.

Облік надходження матеріалів і розрахунків з постачальниками. Виробничі запаси матеріалів поповнюються за рахунок підприємств-постачальників. Відносини між підприємствами побудовані на основі договорів. В них передбачаються: найменування матеріалів, цінностей, кількість, ціни, терміни постачання, порядок розрахунків, способи транспортування, санкції за недотримання умов договору, порядок приймання і т.д. Підприємства-постачальники на відвантажену продукцію виписують платіжні вимоги і рахунки-фактури, передають їх банку для оплати і пересилають поштою покупцю. Платіжні вимоги і рахунки-фактури в першу чергу надходять на підприємство у відділ постачання або у фінансовий відділ, який здійснює оперативний облік виконання договірних зобов'язань. Там перевіряють відповідність їх договорам, реєструють у журналі обліку вантажі, що надходять, і акцептують, тобто дають згоду на оплату.

Після реєстрації платіжна вимога одержує внутрішній номер (реєстраційний) і передається в бухгалтерію підприємства для оплати, а квитанція і товарно-транспортна накладна передаються в експедиційний відділ для одержання і доставки вантажу.

З цього моменту в бухгалтерії підприємства виникають розрахунки з постачальниками. В міру надходження вантажу на склад виписується прибутковий ордер, який здається в бухгалтерію.

Порядок обліку невідфактурованих постачань. Невідфактурованими вважаються постачання, за якими матеріальні цінності надійшли на підприємство без платіжного документа. На складі прибуткують їх, виписуючи прийомний акт, який надходить у бухгалтерію.

Порядок обліку матеріалів у дорозі. Матеріалами в дорозі називаються такі постачання, за якими підприємство акцептувало платіжні документи, а матеріали на склад по них ще не надійшли. До обліку приймаються акцептовані платіжні документи незалежно від того, оплачені вони банком чи не оплачені.

При розрахунках з постачальниками за матеріальні цінності можуть бути виявлені недостача або надлишок фактичної кількості в порівнянні з документами постачальника, які оформляються актом.

Інвентаризація матеріалів. Основна мета інвентаризації – виявлення фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей у натуральному і вартісному вираженні. У процесі інвентаризації перевіряються:

• збереженість товарно-матеріальних цінностей;
• правильність їхнього зберігання, відпуску, стан вагового і вимірювального інструменту;
• порядок ведення обліку руху товарно-матеріальних цінностей.

Організовує і управляє проведенням інвентаризації керівник (директор) підприємства, або його заступник, або головний бухгалтер. Роботу з проведення інвентаризації здійснює комісія, яка складається з компетентних осіб, призначена наказом керівника підприємства.

В усіх випадках розбіжності, виявлені в результаті інвентаризації (надлишок чи недостача), оформляються складанням порівнювальних відомостей і оцінюються за фактичною собівартістю.

Результати інвентаризації повинні бути відображені протягом десяти днів після закінчення інвентаризації.