Роль, облік і оцінка матеріальних запасів
Запас – один з найбільш дорогих активів більшості компаній становить до 40% від загального інвестованого капіталу, тому управління ним дозволяє знизити витрати підприємства, пов'язані з їхнім надлишком чи недостачею. Недостача виробничих запасів на вході веде до збою чи простою виробництва, на виході – до втрат підприємства від реалізації готової продукції.
Зайві виробничі записи ведуть до омертвіння оборотних коштів. Запаси готової продукції – до падіння ціни реалізованого товару.
Запаси виконують кілька важливих функцій, що підвищують ефективність в управлінні фірмою: функцію нагромадження; функцію захисту ціни від зміни цін та інфляції; функцію управління витратами завдяки використанню дисконту, що залежить від величини замовлення.
Функція нагромадження. Якщо постачальники фірми організують постачання нерегулярно, то запаси вхідних матеріалів необхідно накопичувати у певних межах, щоб оберегти себе від несподіванок. Крім того, усередині самої фірми виробничі процеси також можуть мати відхилення від запланованого.
Якщо ці процеси несинхронізовані, то запаси звичайно накопичують окремо для кожного процесу. У той же час при перемінному попиті на готову продукцію підтримка достатнього рівня запасів також є гарним рішенням. Наприклад, якщо попит на продукти виробництва високий, фірма має бути впевнена, що запасів досить, щоб зустріти високий попит.
Функція захисту від інфляції. Запаси можуть бути захистом від зміни цін та інфляції. Розміщуючи готівку в банку, фірма може одержати гідне повернення. З іншого боку, цінність запасів може рости швидше, ніж гроші, розміщені в банку. Таким чином, запаси можуть мати сенс гарних інвестицій при розумних запасах і відповідній оцінці ризику.
Рівень втрат залежить від природи збережених товарів, однак, він ніколи не буває рівним нулю.
Вартість збереження визначається двома способами: як відсоток від вартості виробу чи як визначена сума за одиницю збереження.
Витрати на збереження завжди виражаються у відсотках від вартості матеріалів, що зберігаються, і в більшості випадків знаходяться в межах від 15 до 30% у рік – за даними іноземних джерел і 20-45 % – вітчизняних.
Витрати на придбання. Придбання товарів, крім вартості самих товарів, пов'язане ще з деякими витратами. Так, при виготовленні у запас виникають витрати на налагодження устаткування, витрати на складання документації, яка організовує виробництво.
Вартість придбання – це вартість оформлення й одержання замовлення. Сюди входять визначення потрібного обсягу замовлення, оформлення рахунків-фактур, перевірка партії постачання на якість і кількість та переміщення запасів на тимчасове збереження. Вартість виконання замовлення часто виражена як фіксована грошова сума, незалежно від розміру партії.
Витрати, пов'язані з недостачею наявних запасів, виникають у випадку, коли попит перевищує наявні запаси.
Подібні витрати можуть включати можливі втрати від нездійснення угоди і нереалізованих продажів, втрату довіри клієнтів, прострочену оплату і т.п.
Японські виробники, крім звичайних компонентів (наприклад, збереження, навантаження-розвантаження, старіння), враховують можливі витрати від порушення виробничого процесу.
Неможливість розмістити устаткування і робітників ближче один до одного (що стимулює взаємодію, спілкування й обмін інформацією) і приховані проблеми, пов'язані з якістю продукції і поломками устаткування. Коли всі ці фактори враховано, вартість збереження стає більшою, і навіть набагато більшою ніж до цього.
Закупівля товарів у запас пов'язана з адміністративними витратами на здійснення замовлення, процедуру приймання, обробку рахунків. Також можуть бути присутніми і витрати на доставку, особливо якщо замовлення одиничне. Точно обчислити всі ці складові витрат складно.
Довгострокові контракти можна укласти з постачальниками, які пропонують регулярну доставку (у системі це може бути і кілька постачань за зміну). Можна укласти тривалий договір на закупівлю визначеної кількості товарів з можливістю розірвання в будь-який момент часу. Такі підходи більш ускладнюють підрахунок витрат на придбання, з'являються два рівні витрат, а саме, витрати на виконання контракту, які, швидше за все, перевищать зазначені вище, і витрати на обробку документів на кожну партію.
Джерело – глава з навчального посібника:
Внутрішній економічний механізм підприємства: навчальний посібник / В.М. Гончаров, Н.В. Касьянова, Н.В. Вецепура, Д.В. Солоха та ін.. – Донецьк: СПД Купріянов В.С., 2007. – 284 с.