Контроль як функція управління. Форми контролю
Займаючи особливе місце в системі управління підприємством, контроль здійснює інформаційне забезпечення ухвалення рішень в цілях оптимального використання наявних можливостей, об'єктивній оцінці сильних і слабких сторін підприємства, а також щоб уникнути банкрутства і кризових ситуацій.
Контроль означає процес вимірювання досягнутих за певний період результатів, порівняння досягнутого з плановим і коректування, координацію діяльності, які в сукупності забезпечують виконання організацією своїх планів і досягнення всіх цілей.
Сучасний менеджмент розділяє цілі підприємства на дві групи: оперативні (короткострокові) і стратегічні (довгострокові, перспективні). Таким чином, це дозволяє здійснювати постійний контроль за досягненням як стратегічних, так і оперативних цілей діяльності підприємства. Отже, контроль включає два основних аспекти: стратегічний і оперативний.
Перш ніж здійснювати контроль за досягненням якоїсь стратегічної мети, необхідно встановити, наскільки обгрунтовано вона була вибрана і наскільки реальним є її досягнення.
Перевірка стратегічних планів включає, як мінімум, перевірку на повноту планів, їхнього взаємозв'язку і відсутність внутрішніх суперечностей. За наслідками проведеної перевірки слід розробити систему контролю за виконанням плану, або приступити до розробки альтернативних варіантів стратегічного плану.
Якщо вибраний варіант стратегічного плану нас не влаштовує, то для розробки системи стежачого контролю за досягненням стратегічних цілей необхідно вибрати галузі контролю:
- стратегічні цілі (як якісні, так і кількісні);
- критичні зовнішні і внутрішні умови, що лежать в основі стратегічних планів;
- вузькі і слабкі місця, виявлені в результаті аналізу стратегічного плану.
При визначенні системи підконтрольних показників необхідно пам'ятати про такі цілі:
- обсяг показників має бути обмежений;
- показники мають містити дані по всьому підприємству в цілому, а також по всіх його підрозділах;
- вибрані показники мають бути динамічними і перспективними (необхідно забезпечити можливість зіставлення даних, як мінімум, за п'ять років);
- показники повинні мати характер раннього попередження;
- при виборі показників необхідно звертати увагу на те, щоб вони були порівнюваними (з минулими досягненнями) і т.п.
Аналіз вибраних підконтрольних показників включає:
- порівняння фактичних значень з метою виявлення відхилень;
- виявлення причин і винуватців відхилень;
- визначення залежності між отриманими відхиленнями і кінцевими результатами діяльності підприємства;
- аналіз впливу отриманих відхилень на кінцеві результати.
На відміну від стратегічного контролю оперативний контроль орієнтований на досягнення короткочасних цілей. Основні підконтрольні показники:
- рентабельність капіталу;
- продуктивність;
- ступінь ліквідації.
Аналітичну інформацію передають з певною періодичністю керівництву підприємства для ухвалення управлінських рішень.
Контроль виконує певні функції і займається фіксацією і оцінкою фактів в діяльності підприємства, що вже відбулися.
Розрізняють такі види контролю:
- Попередній контроль:
- контроль цілей (чи правильно були поставлені цілі, чи коректно побудовано дерево цілей підприємства, чи не суперечать різні цілі одна одній, наскільки адекватно кількісні вимірники відображають якісні цілі підприємства);
- контроль прогнозів (наскільки вони реалістичні, обґрунтовані, інформативні, як вони допомагають підприємству вирішити завдання);
- контроль розриву між цільовими і прогнозованими значеннями (наскільки прогноз розвитку подій не відповідає цілям);
- контроль обмежень (які зовнішні або внутрішні умови заважають підприємству досягти поставлених цілей, які тенденції існують в розвитку цих умов);
- контроль планів (наскільки різні плани підприємства оптимальні з погляду досягнення його цілей, чи не суперечать різні плани один одному);
- бюджетний контроль (контроль над витратами підрозділів підприємства шляхом розробки бюджетів).
- Поточний контроль:
- контроль і моніторинг зовнішнього середовища підприємства з метою виявлення «слабких сигналів»;
- моніторинг внутрішнього середовища з метою раннього виявлення проблем).
- Заключний контроль – контроль виконання планів (розрахунок відхилень фактичних значень від планових, аналіз причин цих відхилень.
Таким чином, в сучасних умовах господарювання в системі контролю акценти зміщуються з простої фіксації минулих фактів у бік перспективного, випереджаючого контролю, а також оперативного відстежування поточних подій; у фокусі контролю опиняється не минуле, а нинішнє і майбутнє. Тобто переміщення йде до коментуючої функції.
Ринкові відносини представляють достатні можливості для ефективного управління підприємством, але реальний стан справ в економіці, спад промислового виробництва, негативні зміни її структури часто зводять нанівець всі зусилля в галузі підвищення якості управління підприємством. Тому особливо гостро стоїть питання вдосконалення управління підприємством за допомогою такого інструменту, як контролінг.
Контролінг – це система ефективного управління підприємством для забезпечення тривалого функціонування підприємства. З контролінгом була пов'язана сучасна концепція управління діяльністю підприємства, що координувала і інтегрувала зусилля різних служб і підрозділів стосовно досягнень поставлених цілей.
В основі концепції контролінгу лежить функціонально відособлений напрям економічної роботи на підприємстві, пов'язаний з реалізацією фінансово-економічної коментуючої функції в менеджменті для ухвалення оперативних і стратегічних управлінських рішень.
Контролінг в діяльність підприємства забезпечує виконання таких функцій:
- комплексний підхід до управління підприємством;
- інформаційна і консультаційна підтримка ухвалення управлінських рішень;
- створення і забезпечення функціонування загальної інформаційної системи управління підприємством;
- забезпечення раціональності управлінського процесу.
Контролінг як система управління підприємством є сукупністю методів стратегічного і оперативного управління.
Під стратегічним контролінгом розуміють загальний напрям і спосіб використання засобів для досягнення поставленої мети. Мета стратегічного контролінгу – забезпечення виживання підприємства і «відстежування» руху підприємства до наміченої стратегічної мети розвитку.
Оперативний контролінг – це конкретні методи і прийоми для досягнення поставленої мети в конкретних умовах. Метою оперативного контролінгу є створення системи управління досягненням поточних цілей підприємства, а також ухвалення сучасних рішень щодо оптимізації співвідношення «витрати – прибуток».
Контролінг на підприємствах і в організаціях здійснюють спеціальні служби, а там, де їх немає – фахівці, що мають практичні навички і досвід роботи.
Контент-аналіз показав, що наразі відсутні типові штатні служби контролінгу підприємств, тому виникають різноманітні варіанти створення служби контролінгу і її місця в організаційній структурі підприємства. Організаційна структура підприємства може бути зведена до трьох основних елементів:
- відділ контролінгу виконує аналітичну роботу і забезпечує керівників оперативною інформацією про стан витрат на підприємстві, періодично складає розгорнені аналітичні звіти, прогнозує показники фінансово-економічного стану підприємства, проводить економічну експертизу управлінських рішень, пов'язаних з витратами і прибутком, налагоджує методику планування в планово-економічному відділі;
- група контролінгу у складі планово-економічного відділу. Планово-економічний відділ займається аналітичною роботою, яка полягає в такому: складання планового кошторису витрат і калькуляції на окремі види продукції, робіт, послуг; складання фактичного кошторису витрат і калькуляції, визначає відхилення; виконання функцій ціноутворення;
- тимчасові групи, які займаються аналізом витрат і пропозиціями щодо оптимізації економічної роботи підприємства. Як правило, така група складається з фахівців планового, фінансового відділів і бухгалтерії.
Оптимальним варіантом є організація служби контролінгу як окремого підрозділу, рівноправного з бухгалтерією, плановим і фінансовим відділами.
Раціональним є такий склад служби контролінгу: начальник служби контролінгу, контролер-куратор цехів; контролер-фахівець з управлінського обліку; контролер-фахівець з інформаційних систем.
Джерело – глава з навчального посібника:
Внутрішній економічний механізм підприємства: навчальний посібник / В.М. Гончаров, Н.В. Касьянова, Н.В. Вецепура, Д.В. Солоха та ін.. – Донецьк: СПД Купріянов В.С., 2007. – 284 с.