Логістика закупівель та розміщення замовлень
Основна мета заготівельної логістики полягає у задоволенні потреб виробництва у сировині, матеріалах, напівфабрикатах з максимально можливою ефективністю. Базовими завданнями заготівельної логістики є:
- Встановлення оптимальних термінів заготівлі сировини і комплектуючих виробів.
- Забезпечення точного співвідношення між кількістю поставок готової продукції та потребами в них.
- Дотримання вимог виробництва до якості сировини та комплектуючих.
На оптимізацію заготівельного логістичного ланцюжка впливають як зовнішні, так і внутрішні фактори. До зовнішніх слід віднести стосунки підприємців з кредиторами і постачальниками. Внутрішні фактори пов'язані з різним розумінням оптимальної діяльності ланок ланцюжка, необхідністю пошуку економічних компромісів між різними підрозділами фірм.
Успішне здійснення закупівель передбачає наявність широкого спектра інформації про стан ринків. Для дослідження ринку регулярно відбирається та оцінюється детальна інформація з метою визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель.
З переходом на ринкові умови господарювання логістика ефективно використовується у процесі закупівлі. Ринок закупівлі можна поділити на два сегменти:
- ринок покупців продукції промислового (виробничо-технічного) призначення для споживання;
- ринок проміжних продавців як покупців цих товарів.
Особливості заготівельної логістики, котра займається закупівлею засобіввиробництва порівняно із закупівлею споживчих товарів у тому, що вона придбаває засоби виробництва та послуги з метою виробничого споживання задоволення потреб своїх внутрішніх підрозділів. Рішення про закупівлю приймаються усіма ланками підприємства. При цьому може існувати декілька попередніх узгоджених пропозицій, і лише потім укладається угода.
Підприємство може використовувати низку альтернативних варіантів щодо зменшення витрат на закупівлю сировини та матеріалів:
- Переговори щодо зміни цін і умов оплати з постачальниками.
- Залучення нових постачальників / заміна старих постачальників новими.
- Зменшення витрат на адміністрування закупівлі шляхом скорочення кількості замовлень – наприклад, перевівши спорадичні замовлення на засади довгострокових контрактів, та / або скоротивши кількість постачальників, або зменшивши адміністративні витрати на оформлення замовлення на закупівлю товарно-матеріальних цінностей у постачальників.
Зміцнення робочих відносин з невеликою групою постачальників – це саме те, чого наразі намагається досягти більшість підприємств (співпраця і довіра).
Теперішня тенденція схиляється в бік укладення довготермінових контрактів, оскільки це надає необхідної впевненості постачальникам, котрі можуть більше інвестувати у задоволення потреб підприємства.
Встановлення і підтримання партнерства зі стратегічними постачальниками потребує значних зусиль. Але прямі наслідки в плані підвищення прибутковості та інші переваги виправдовують затрачені. Але важливість ролі закупівлі не обмежується суто економічними критеріями.
Потреба в сталих конкурентних перевагах спонукає підприємство досягати конкретних цілей через переговори стосовно:
- якості;
- ціни;
- фінансових умов транзакції;
- умов поставки і пакування;
- обслуговування;
- зменшення непевності і ризику в процесі постачання.
Етапи вибору постачальника:
- Пошук потенціального постачальника.
- Аналіз потенціальних постачальників за критеріями.
- Оцінка співпраці с постачальниками.
Чим вища якість прогнозування, тим точнішими будуть підрахунки потрібних товарно-матеріальних запасів. Належна система прогнозування дозволяє підприємству скоротити обсяг інвестування в товарно-матеріальні закупівлі і покращити рівень обслуговування. Окрім відповідних методів статистики, належне прогнозування потребує надійної інформації про історію збуту (обсяги продажу). По-перше, запаси необхідно розділити на 2 категорії: запаси незалежного рівня попиту та запаси залежного рівня попиту. Роздрібні торговці більше знайомі з незалежним рівнем попиту, коли продаж предметів однієї товарної групи не впливає на продаж іншої товарної групи. Однак, для більшості виробників, попит на сировину і матеріали залежить від поточних планів виробництва та продажу . Наразі існує багато комп’ютерних програм для прогнозування попиту, а також програм та методів планування потреб у різноманітних матеріалах для виробництва.
Більшість методів прогнозування базуються на припущенні, що майбутній попит пов’язаний з минулим попитом. Найбільш розповсюдженим методом є метод змінного середнього показника, коли прогноз попиту на наступний місяць є середнім показником попиту за останні 6 або 12 місяців. Коливання мають менший ступінь впливу на прогнози, що базуються на більш тривалих періодах, але у разі постійних змін коригування таких прогнозів потребує більше часу. Більш складні прийоми, такі як експоненційне згладжування та багато інших, беруть до уваги поточні тенденції і минулі схеми попиту. Звісно, прогнози необхідно коригувати на основі реальної практики та досвіду.
Більшість прогнозів використовується організацією для ухвалення внутрішніх рішень (наприклад, щодо рівня резервних запасів і обчислення точок повторного замовлення), але, якщо прогноз надійний, підприємство повинне надати результати такого прогнозу постачальникам, проінформувавши їх про очікувані обсяги закупівлі. Обмін інформацією також може означати, що постачальники можуть ввести відповідні дані у свої прогнози і, відтак, краще надати послуги, проінформувати про можливий дефіцит на ринку, тощо.
Відповідно до своєї стратегії, підприємства повинні розробити політику закупівель з урахуванням технологічних, фінансових, економічних і зовнішніх чинників, що притаманні відповідному виду господарської діяльності.
Одним з питань, що заслуговує на увагу з боку департаментів постачання, є оптимальна кількість матеріалів, що їх необхідно замовити, а також визначення термінів постачання.
Переваги системи постійного перегляду:
- нижчий рівень резервних запасів;
- постійні великі розміри закупівель спрощують можливість отримання знижок;
- постійний перегляд конкретних статей товарно-матеріальних запасів (бажаний для високовартістних статей запасів).
Переваги системи періодичного перегляду:
- потребує менше часу ; таку систему легко підтримувати;
- дозволяє розміщати комбіновані замовлення щодо багатьох статей запасів у одного постачальника;
- можливість зменшення витрат на ведення обліку товарно-матеріальних запасів.
На практиці найбільш розповсюдженими є безперервні системи, де точка замовлення або рівень, за котрого необхідним стає повторення замовлення, базується на максимальній кількості, що вірогідно використовуватиметься протягом стандартного періоду виконання замовлення постачальником. Маржа резервних запасів додається, щоб покрити варіації в часі виконання замовлення або ж у попиті.
Замовивши завеликий обсяг товарно-матеріальних запасів, підприємство наражається на невиправдано високий ризик старіння або зв’язування ресурсів; замовивши замало, можна наразитися на зростання витрат на одиницю запасів, оскільки зростуть витрати на розміщення додаткових замовлень.
Окрім вимоги щодо прогнозування, є ще й вартість одиниці запасів (яка, може змінюватися в залежності від розміру замовлення), середній показник запасів , що з’являються в результаті придбання різної кількості товарно-матеріальних цінностей, кількість виданих / замовлень, накладні витрати на зберігання товарно-матеріальних цінностей протягом певного періоду, тощо.